Und der Blutdruck steigt: Warum E-Mail Management doch eine Notwendigkeit ist, auch wegen Compliance

Ein interessanter Artikel in der Computerwoche Mittelstand vom 23.1.2009 von Jobst Eckardt von Zoeller & Partner (Link folgt, sobald der Artikel online ist), den man sicher kontrovers diskutieren kann, ja muss. Es geht um E-Mail Archivierung und Compliance und er Autor schreibt unter anderem:

„Doch bei genauem Hinsehen zeigt sich, dass die rechtlichen Vorschriften nur für wenige Unternehmen und E-Mails gelten.“

Habe ich die vergangenen Jahre etwas verpasst oder wurden mir in diversen Vorträgen falsche Tatsachen suggeriert? Ich werde Jens Bücking, Ivo Geis und andere Juristen zur Sicherheit nochmals fragen. Von Jens Bücking meine ich noch in Erinnerung zu haben, dass E-Mails durchaus in diversen Prozessen, in denen das HGB herangezogen wurde, eine sehr relevante, ja zumindest mit entscheidende Rolle gespielt haben. Empfohlen sei hier nochmals die Keynote der DMS 2008, wo wir diverse Gerichtsfälle „nachgespielt haben“. Die Fälle werden wir übrigens im Rahmen der IBM Breakfast Briefings auch in 2009 noch  mehrmals aufführen.

„… eine papiergebundene Aufbewahrung des Ausdrucks wäre rein handelsrechtlich ausreichend.“

Schön, wenn dem so ist. Dann drucken wir doch alle unsere E-Mails wieder aus. Es lebe Green IT!

„Eine Verpflichtung zur vollständigen E-Mail Archivierung ist in Deutschland also eher die Ausnahme.“

Hier kann man – so glaube ich – mit Fug und Recht anderer Meinung sein. Immerhin gesteht der Autor dann ja zu, dass eine Aufbewahrung aus Dokumentationspflichten sinnvoll sein kann. Ich würde sagen, sie ist nicht nur aus Dokumentationspflichten mehr als sinnvoll. Sie ist im Interesse des Kundendiensts und -services sogar unverzichtbar. E-Mails gehören heute genau wie gescannte Papiere oder Office-Dokumente zur Kundenakte oder zur Projektdokumentation. Wieviele Aufträge werden heute berets per E-Mail gegeben (von wegen Compliance)? Wieviele Serviceanfragen werden über E-Mail abgesetzt, diskutiert und beantwortet?

„Die Compliance-Hinweise der Anbieter entspringen oft dem wirtschaftlichen Eigeninteresse.“

Ja, die Branche treibt – man entschuldige die direkte Ausdrucksweise – die „Sau durchs Dorf“. Das Thema E-Mail Archivierung ist ein Trendthema, mit dem Anbieter Umsätze machen wollen. Auch die IBM. Aber das Thema E-Mail Archivierung hat durchaus Relevanz. Und hier widerspreche ich nochmals: Auch aus Compliance-Gesichtsgründen. Dabei ist Compliance nur die eine Seite der Medaille. Der geschäftliche Nutzen ist die andere und beides sind – spätestens in der Kombination – schlagende Gründe für E-Mail Management. Und zwar für E-Mail Management im Rahmen eines Enterprise Content Management-Ansatzes, nicht als Insellösung, E-Mail Management als Teil einer umfassenden Compliance-Strategie, von Business Process Management und Kundenservice-Orientierung. Sorry, aber der Artikel in der Computerwoche führt auf den komplett falschen Pfad.