E-Mail ist die Merkel der geschäftlichen Kommunikation: Unabwählbar

Das Thema E-Mail, E-Mail-Gefängnis, E-Mail-Flut, außerhalb des Posteingangs leben und im eigentlich bessere Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen beschäftigt mich nun schon seit Jahren. Da kommt der Kommentar von Tom Petrocelli auf CMSWire gerade mal wieder recht. Nach seiner Aussage ist und bleibt E-Mail der König der Kommunikation. Und das – muss ich leider zugeben- unumstritten. In Zeiten des Wahlkampfes muss man fast schreiben: E-Mail ist die Merkel der Unternehmenskommunikation. Da weiß man, was man hat.

Keiner liebt eigentlich E-Mail, aber nahezu jeder benutzt sie. Warum? Jeder hat E-Mail. Das gilt gerade in der Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg, wo es nicht selbstverständlich ist, dass der Adressat im anderen Geschäft das Kollaborationswerkzeug anwenden darf und kann, dass man gerne nutzen möchte. Kenne ich aus meiner eigenen Praxis mit meinen Agenturen, die ich zwar in unser Enterprise Social Network IBM Connections als Gast einladen kann – aber eben mit eingeschränkter Funktionalität. Wer alles nutzen will, soll (auch bei IBM) zahlen.

Und ein weiteres schlagendes Argument: E-Mail ist einfach. Prinzipiell geht es nur um Senden und Empfangen, vielleicht eine Datei anhängen. Das ist es. Eigentlich muss man nicht mehr wissen. Und viele, ja die meisten Anwender machen nicht viel mehr. Ja, vielleicht sortieren sie E-Mails noch in Ordner, um sie leichter wieder zu finden. Das ist es dann aber meistens schon.

Und Tom Petrocelli schreibt: Keiner verweigert sich E-Mail und postuliert das als einen weiteren riesigen Erfolg. Und es stimmt. Ich erlebe es gerade intern in der IBM, wo die Zahl der Werkzeuge zur Zusammenarbeit und Kommunikation nicht weniger wird. Wir haben IBM Verse als E-Mail-Klienten. Und das ist E-Mail der nächsten Generation, im Browser, auf einfache Bedienung optimiert, mit dem Paradigma des persönlichen Aufgabenmanagements  und mit immer mehr Funktionen der künstlichen Intelligenz..

[Randbemerkung: Aufgabenmanagement in IBM Verse – Ich kann Dinge, die ich für jemanden erledigen muss oder Aufgaben, die für mich erledigt werden müssen mit einem Klick mit „Abgabetermin“ markieren.]

Für mich ist das nun seit geraumer Zeit der E-Mail-Klient, aber viele Kolleginnen und Kollegen nutzen weiter den IBM Notes-Klienten, weil sie es so gewohnt sind oder weil ihnen niemand IBM Verse richtig nahe bringt.

Daneben gibt es für Instant Messaging oder neudeutsch Chatten IBM Sametime. Zu Chatprogrammen – so nützlich sie während Telefonkonferenzen zur Absprache sind – habe ich persönlich ein gespaltenes Verhältnis. Nur zu oft nerven mich die unterbrechenden, nervig blinkenden Nachrichten. Diese ganze Blink- und Aufpopperei ist eh ein Gräuel.

Rund 10 Jahre lang gehört auch IBM Connections, das Enterprise Social Network der IBM, zu meinen Alltagswerkzeugen. Es ist und war für mich das zentrale Tool zur Zusammenarbeit. In Communities kann ich Personen- oder Projektgruppen zusammenbringen und mit ihnen Informationen teilen. Die Funktionalität und die Zahl der Module sind breit und mächtig: von der Community über den Blog zum Forum und dem Dateimanagement und vielen anderen Modulen.

Die Funktionalität ist – wie sich im Alltag zeigt – zu breit für den normalen Anwender. [Verweis zurück auf die einfache Bedienung von E-Mail.] Wenn man aber die Communities für den Zweck richtig konfiguriert und  vor allem die Benutzer nicht an die Hand nimmt, Community Manager inthronisiert, die coachen, helfen und motivieren. Dann funzt es übrigens auch mit der Zusammenarbeit und dem „Output“.

Unterdessen sind eine Reihe weiterer Werkzeuge zur Zusammenarbeit hinzugekommen. Durch die Allianz der IBM mit Box – wir bieten die Produkte ja auch als IBM an – steht das Tool zur Dokumentenverwaltung allen IBM’ern zur Verfügung. Es erfährt auch durchaus Akzeptanz, denn Dateien teilen und gemeinsam im Zugriff haben, ist nicht nur in der IBM eine tägliche Aufgabe.

[Randbemerkung: Dass man Dateien auch in IBM Connections sehr gut verwalten kann, sei auch erwähnt. Aber offensichtlich sind hier die Optionen zu breit – siehe mein Video – und damit verwirrend, wenn man sie nicht erklärt.]

Und seit geraumer Zeit ist auch Slack als Konversationswerkzeug hinzugekommen. Konversationen sind wohl auch der richtige Begriff, um die Funktionalität zu beschreiben. In Themen- oder Projektkanälen – oder auch in der 1:1 Kommunikation – hat man Unterhaltungen nachvollziehbar („persistent“) im Zugriff. Wir nutzen Slack auch im CIO Kuratorium, um Themen zu sammeln oder uns abzusprechen, wann durch wen welcher Beitrag erscheinen wird und soll.

[Randbemerkung: Dabei muss ich zugeben, dass ich mich mit Slack noch nicht so richtig anfreunden kann, da die Zahl der Teams und Kanäle schnell unübersichtlich wird. Meine Präferenz geht doch eher zu strukturierteren Werkzeugen wie IBM Connections. Interessant wird es, im CIO Kuratorium dann vergleichsweise einmal IBM Watson Workspace zu nutzen, sobald das Tool generell verfügbar ist.]

Alle genannten Werkzeuge können mehr oder weniger mit allen anderen. Box ist in IBM Verse integriert. Slack hat ebenfalls dorthin eine Schnittstelle und so weiter. Integrationen, um bei unserem Merkel-Vergleich zu bleiben Koalitionen sind also möglich, ja eigentlich sogar unausweichlich, denn vielleicht sind die Zeiten der absoluten Mehrheit vorbei. Schon bei E-Mail gibt es CDU und CSU, zwar eine Union, aber doch zwei „Parteien“. Fragt sich also im Unternehmenskontext, wie bunt denn die Koalition werden soll und darf, damit weiter vernünftig regiert werden kann.

Ein Jamaica-Koalition mit E-Mail, Content Services und Konversationswerkzeug? Chat und Enterprise Social Network gehen in die Opposition. Diese Frage muss sich jedes Unternehmen (unabhängig von den hier genannten individuellen Werkzeugen, die in der IBM zum Einsatz kommen) stellen, dabei Anwendungsfälle (wofür will ich die Tools mit wem nutzen), Kommunikationspräferenzen von Mitarbeiter und Generationen sowie auch IT-Aspekte wie Management, Sicherheit und Compliance-Anforderungen in Betracht ziehen. Keine einfache Aufgabe.

Nur eines scheint sicher: Nein, nicht die Rente, aber bis auf weiteres regiert Merkel, äh E-Mail.

(Stefan Pfeiffer)