Und ewig grüßt das Murmeltier: Vom Enterprise 2.0 zum Digital Workplace, die Herausforderungen sind die Gleichen

Am morgigen Dienstag, dem 8. Oktober 2019, stehe ich nachmittags in Berlin. mit den ECM-Ikonen Dr. Ulrich Kampffmeyer, Drs. Hanns Köhler-Krüner, Prof. Dr.-Ing. Manfred Leisenberg und Tim Hood auf der Bühne der DCX Digital Content Expo. Irgendwie konnte ich mich nicht wehren, obwohl ich ja schon geraume Zeit aus dem ECM-Geschäft raus bin und darauf einen durchaus kritischen Blick werfe, wie man ja auch diesem Artikel unter dem Titel Die wahre Welt des Content Management: Jeder Zweite mailt sich Dokumente zu – Durchschnittlich hat jeder 20.000 Dateien im Dateisystem und auf dem File Server entnehmen kann, den ich quasi zur Vorbereitung des Panels geschrieben habe.

Zum Panel passt dann auch der Beitrag von Andrea Malick auf CMSWire:

ECMs have moved from a controlled monolithic repository model to an “accessible anywhere, anytime model,” compounded with a set of business-centric services which provide a seamless and secure information experience.

über 3 Ways End Users Think Upstart ECM Vendors Can Differentiate From Industry Stalwarts

Sie hebt in ihrem Beitrag auf drei Säulen für Content Management ab: Das altbekannte Thema des Managements von Metadaten und das absolut notwendige Training der Endanwender. Diesen Punkt würde ich sogar weiter treiben: Es geht um die Überzeugungsarbeit, die man bei der Einführung von Content Services leisten muss, um aus dem Content Chaos von E-Mail-Anhängen und lokal oder auf dem Server gespeicherten Dateien herauszukommen. Schließlich nennt sie noch als dritten Punkt das Thema Compliance beziehungsweise E-Discovery:

E-discovery audit trail entails tracking and managing files and file histories en masse for the purposes of legal proceedings.

über 3 Ways End Users Think Upstart ECM Vendors Can Differentiate From Industry Stalwarts

Und diese E-Discovery muss nicht nur Dokumenten und Dateien, sondern auch E-Mails, Instant Messaging, Datenbanken, Webseiten, ja alle elektronischen Informationen umfassen, die in einem Gerichtsfall eine Rolle spielen können. Eine nicht neue, aber immer noch aktuelle oder gar brisanter werdende Anforderung.

Die Grundfrage ist: Wie schaffen
wir es, dass eine E-Mail gar nicht
erst gesendet wird?
Drew Houston, Dropbox,
zitiert nach ZeitOnline

Auch wiederum passend zum Panel die Berichte über Dropbox und Box, zwei Anbieter, die nun schon geraume Zeit im Markt sind, und eher von der Anwenderseite her kommen. Dropbox hat gerade aktuell in der deutschen Presse durch den Auftritt von Drew Houston auf der Gründerkonferenz Bits & Prezles einige Coverage bekommen. Das Unternehmen hat Dropbox Spaces vorgestellt, einen smarten Arbeitsplatz für Teams. Natürlich auch hier enthalten: Funktionen der künstlichen Intelligenz, die Dokumente – gerade auch Images klassifizieren und die Arbeit personalisieren sollen.

Man erlaube mir einen kleinen Seitenhieb: Im Bericht der FAZ vom 5. Oktober w3ird hervorgehoben, dass man nun auch CAD-Dateien anschauen könne, ohne das CAD-Programm installiert zu haben. Wau-wau, welche eine Funktion, die wir sicher noch nie vorher in einem anderen Programm hatten. Laut FAZ-Bericht hat Houston auch keine Angst, zwischen den großen Cloudspeicher-Anbietern wie Microsoft, Google oder Amazon zerrieben zu werden. Die Dropbox-Kunden fokussierten auf die Funktionen zur Zusammenarbeit, nicht auf Speicher. Ein Schelm …

Box hat wiederum auf seiner Konferenz Boxworks ebenfalls Erweiterungen und Verbesserungen seines Angebots insbesondere im Bereich Sicherheit mit Box Shields und Automatisierung mit Box Relay bekannt gegeben. Der Box CEO Aaron Levie hebt dabei auf eine heterogene Welt mit vielen Anwendungen und Apps ab, und das trotz Office 365:

We are no longer in an era where you can buy all of your technology stack from one, or two, or three, or five vendors … We work with customers that have 50, or 100, or 200 applications in their enterprise …

über BoxWorks 19 – Connecting teams, content – and now apps – Phil Wainewright , diginomica

Klar, ein Anbieter wie Box muss sich im Best-of-Breed-Ansatz positionieren und hebt deshalb seine Integrationen mit Adobe, mit Slack und anderen Anbietern hervor. Auf dem Bild, das Phil Wainewright in seinem Artikel auf diginomica von der Boxworks 19 veröffentlicht hat, sieht man nicht umsonst Box, Slack, Zoom sowie Akta, daneben Simplify how we work.

Phil schließt seinen Beitrag mit folgender Schlussfolgerung:

There will be no single platform that offers a complete collaborative canvas. Instead each enterprise will stitch together their own unique best-of-breed combination. In aiming to support them in that endeavor, Box, Dropbox and Slack are all heading in the right direction — …

über BoxWorks 19 – Connecting teams, content – and now apps

Die Kolleginnen und Kollegen von Microsoft mögen das ganz anders sehen.

Schließen möchte ich als jemand, der sehr stark in der Collaboration-Ecke verwurzelt ist, mit einem Zitat von Barb Mosher Zinck schließen:

It’s not perfect, but the tools have advanced greatly. We need to focus on helping employees use those tools in the best way possible. And we aren’t done yet.

über From Enterprise 2.0 to the digital workplace – how far have we come?

Barb bezieht sich dann auf Gartner, lieber Hanns, die schreiben:

The Digital Workplace enables new, more effective ways of working; raises employee engagement and agility; and exploits consumer-oriented styles and technologies.

Ja, die Technologien haben sich seit der Enterprise 2.0-Diskussion geändert. Insbesondere die mobile Revolution, Smartphone und Tablets haben das Nutzerverhalten sicher revolutioniert. Jedoch haben sich andere Herausforderungen kaum verändert: Benutzerakzeptanz, Finden von Informationen und Compliance-Anforderungen. Diese Aspekte haben wir schon vor 20 Jahren diskutiert und eingefordert. Und ewig grüßt das Murmeltier.

(Stefan Pfeiffer)