Wird die Krise endlich zu mehr und besserer Kommunikation und Zusammenarbeit führen? #Collaboration

Gerade bekommen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die COVID-19-Pandemie und Arbeiten im Homeoffice eine Druckbetankung in punkto Kommunikation und Zusammenarbeit. Wie schreibt Michael Kroker so schön: „… schließlich sind Firmen zu Dingen wie Telearbeit und Videokonferenzen nun regelrecht gezwungen.“ Videokonferenzen gehören zum Alltag. Die Nutzerzahlen von Zoom oder Microsoft Teams oder Slack schnellen nach oben. Da kommt die 5. oder besser die 2020-er Ausgabe der Deutsche Social Collaboration Studie der Unternehmensberatung Campana & Schott und des Fachbereich Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt gerade zum rechten Zeitpunkt, auch wenn sie natürlich die vergangenen Wochen noch nicht in Betracht ziehen konnte.

Doch die Studie zeigt schonungslos viele Versäumnisse vor der Corona-Krise. Noch immer haben sich viele Unternehmen nicht ausreichend mit dem Thema auseinandergesetzt. Wie auch Michael schreibt: Vor der Krise sind erst bei 45 Prozent 45% der Unternehmen sind Collaboration Tools oder Projekte im Einsatz oder angelaufen. Ich halte diesen Wert weiter für erschreckend, denn das Thema ist nicht neu. Vor allem ist auch der Nutzen schon lange nachgewiesen und wird erneut durch die aktuelle Studie bestätigt. „Mitarbeiter, die häufig Social-Collaboration-Tools nutzen, arbeiten fast 40% effizienter“, schreiben die Herausgeber in ihrer Pressemitteilung.

Gut, der Reifegrad deutscher Unternehmen ist in den vergangenen Jahren von Jahr zu Jahr besser geworden, aber es bleibt immer noch sehr „Space for Improvement“. Gerade bei der Einführung scheint immer noch deutlicher Nachholbedarf zu sein, so die Studie. Die Mitarbeiter vermissen ausreichend Zeit, sich mit den Tools auseinanderzusetzen. Einige haben auch das Gefühl, dass ihre konkreten Anforderungen. nicht genügend gehört werden. Auch deshalb sind 73% der Mitarbeiter mit Einführung der Tools unzufrieden.

Mir scheint auch aus persönlicher Beobachtung, dass auch in der „richtigen“ Nutzung der Werkzeuge noch immer viel Potential steckt. Und oft sind es scheinbar banale Themen. Wie viele Nutzer:innen haben begriffen, warum und wie sie Dokumente versionieren? Nur allzu oft werden immer neue eigenständige Dokumente erstellt und man verliert den Überblick , welches Dokument denn nun aktuell ist? Wer hat wirklich schon den Unterschied zwischen E-Mail und Messengern wie Slack begriffen? Die Liste lässt sich beliebig verlängern. Welches Unternehmen hat eine begründete und gut kommunizierte Guidance, welches Tool man wann wofür nutzt? Und wo gibt es wirklich gutes Training für Anwenderinnen und Anwender?

Und natürlich ist auch noch immer viel in der Benutzung der Werkzeuge verbessern, Die Funktionen sind oft da, aber viel zu kompliziert zu benutzen. Ich muss dann immer an den /-Modus von Slack denken, über den Funktionen und Drittanwendungen aufgerufen und gesteuert werden können. Coole Funktionen, aber wer versteht sie schon? Die Zeiten von Lotus 1-2-3 sollten vorbei sein. Benutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienung müssen bei allen Fortschritten noch stärker in das Zentrum des Anwendungsdesigns rücken.

Zurück zur Studie und einer weiteren Kernaussage der Studie: Sogenannte Firstline Worker, diejenigen, die direkt im Kundenkontakt stehen, liegen im Vergleich hinter Information Workern zurück, obwohl gerade bei Ersteren die Potentiale beim Einsatz von Social Collaboration-Werkzeugen noch höher liegen. Platt gesagt: Der Einsatz von beispielsweise Video Conferencing oder Messengern kann gerade an der Schnittstelle zum Kunden besonders viel bringen. Das dürfte gerade in diesen Zeiten besonders wahr, noch wichtiger sein. Und oft liegt es dort an einer mangelhaften technischen Ausstattung, keinem eigenen Computer oder eigenem mobilen Gerät.

Die derzeitige Krise macht deutlich, dass wir an vielen Stellen digitaler werden müssen. Von der Lieferkette, der Supply Chain, über Fernwartung, visuelle Inspektion, und Automatisierung oder Digitalisierung im Gesundheitswesen bis eben zu besserer Kommunikation und Zusammenarbeit (und vielen anderen Themen. Es wird sich zeigen, ob wir nun alle digitaler und moderner werden. Dort, wo es Sinn macht. Sicher auch ein Thema für 9vor9, was sich wo ändern muss, wo wir digitalisieren sollten.

(Stefan Pfeiffer)