Es ist Zeit über den E-Mail-Posteingang hinaus zu denken

Dies ist ein vorzügliches, englischsprachiges Video, das die Nachteile von E-Mail für kollaborative und wissensintensive Zusammenarbeit aufzeigt. E-Mail ist und bleibt ein hervorragendes Werkzeug zur direkten Kommunikation, aber es ist suboptimal dafür geeignet, Wissen zu teilen und zu kollaborieren. Wird E-Mail bald verschwinden, so wie sogar Der Spiegel es verkündet? Nein, sicherlich nicht, aber wir sollten den Wandel, wie wir arbeiten, vorantreiben: „E-Mail ist eine Brückentechnologie. Für viele Zwecke gibt es schon jetzt geeignetere Mittel.“

Ich selbst bin ein Kind der E-Mail Generation und in der heutigen Arbeitswelt leben die meisten Angestellten noch immer in ihrem Posteingang und durch Ihre E-Mail. Wie oft komme ich ins Büro und sehe, wie Kollegen quasi hypnotisiert auf den Bildschirm starren und auf eine neue E-Mail warten? Wie oft prüft mancher Kollege gerade zu manisch auf seinem Blackberry oder iPhone seinen Posteingang und das auch im Urlaub?

E-Mail wird bleiben. Die Leute sind es gewohnt und wir müssen sie mit sozialen Software-Funktionen in ihrer E-Mail abholen. Um erfolgreich zu sein, müssen wir E-Mail und Social Software eng integrieren, so dass die sozialen Methoden zusammenzuarbeiten und zu teilen ein quasi natürlicher Bestandteil des E-Mail-Klienten werden. Wir brauchen Social Mail!

Und jeder sollte persönlich einige einfache Regeln beachten, um den Kollegen zu zeigen, dass es bessere und produktivere Methoden gibt, um die Flut von mindestens 37 E-Mails pro Tag zu reduzieren:

1. Sende keine Dateianhänge  – Wo immer es möglich ist, sollten Sie keine Dateianhänge senden. Speichern Sie die Dateien in der Social Software oder im Content Repository, wenn nötig versehen Sie sie mit Zugriffsrechten und teilen Sie sie dann mit Ihren Teammitgliedern.
2. E-Mail ist kein ideales Werkzeug, um Projekte abzuwickeln oder gar Projekt Management zu betreiben. Viel besser geeignet sind Werkzeuge wie das Aktivitäten-Modul in IBM Connections. Das Werkzeug ist nicht wie professionelle Projekt Management-Software mit für normale Benutzer unnötigen Funktionen überladen. Es ist einfach zu benutzen und ein guter Weg, um sich davon zu lösen, Projekte über riesige Tabellen oder E-Mails zu verfolgen.
3. Wenn es darum geht, neue Ideen zu entwickeln und zu „brainstormen“, nutzen Sie die Weisheit der Massen, indem Sie Ideen in Communities oder Blogs zur Diskussion stellen. Sie werden überrascht sein, wie viel besser und transparenter die Diskussion und die Ergebnisse sind..
4. Benutzen Sie E-Mail – ja, aber mit Bedacht. Ja, natürlich sollten wir weiter E-Mail benutzen, aber oft nur noch als Benachrichtungswerkzeug, um die Kollegen auf die Dateianhänge, die Aktivität, den Blog oder die Community aufmerksam zu machen. In den sozialen Plätzen sollten sie dann weiterarbeiten und Informationen teilen.
   Bleiben wir also realistisch: Bis auf weiteres werden die meisten Mitarbeiter zuerst in ihren Posteingang schauen, ob dort neue Arbeit oder Information angekommen ist, Holen wir sie also in ihrem Posteingang ab und zeigen ihnen dann, wie man produktiver mit Social Software arbeiten kann.
5. Denken Sie darüber nach, bevor sie mailen. Teilen Sie, wo immer es angemessen ist! In unserem Kopf sollte es eine Checkbox geben, die prüft, wann es wirklich sinnvoll ist, eine Mail zu schicken und wann es einfach nützlicher und sinnvoller für das Projekt und Unternehmen ist, Informationen über Social Software zur Verfügung zu stellen.
   Und die zweite Checkbox prüft bei eingehender E-Mail, ob es nicht sinnvoller wäre, die entsprechende Information oder Arbeit in Social Software zu überführen. Gehen Sie dazu über, relevante Arbeit und Informationen aus E-Mail-Silos heraus zu schaufeln und zu teilen. Sicherheit ist keine Entschuldigung. Die heutigen Systeme sind in der Lage, Informationen effizient zu schützen, so dass nur autorisierte Personen zugreifen, bearbeiten, eventuell nur lesen können.
6. Migrieren Sie Ihre E-Mail Newsletter in Social Software – Ich bin es gewohnt, jeden Montag einen Newsletter an meine europäischen Kollegen zu senden. Das ist der traditionelle Weg, (hoffentlich nützliche) Informationen und Hinweise für die Woche zu teilen. Vor einiger Zeit habe ich meine Kommunikationsweise geändert. Der Newsletter ist jetzt ein Blogeintrag in IBM’s Europäischer Social Business Community. Dort bleibt die Information erhalten, sind immer sogar weltweit über unser IBM Connections-System zugreifbar und recherchierbar. Und an die Kollegen, die noch E-Mail-zentriert arbeiten, kann ich den Blogbeitrag auch noch per E-Mail an die Community-Mitglieder verteilen.
7. Ich bin von Werbe-E-Mails und SPAM nur noch genervt – Wann immer ich jemanden meine Visitenkarte gegeben habe, wo immer ich meine E-Mail-Adresse online hinterlassen habe, kurz darauf bekomme ich E-Mails, oft ohne meine explizite Einwilligung gegeben zu haben, Vor allem ist es meist für mich uninteressante, irrelevante Werbepost und so etwas nenne ich SPAM. Seit einiger Zeit bin ich rigoros dazu übergegangen, mich von allen E-Mail Newslettern und Werbemails abzumelden. Besteht diese Möglichkeit nicht, so schicke ich eine E-Mail und fordere dazu auf, mich aus den Verteilern zu nehmen. Und wenn es nicht anders geht, kommen die Absender auf meine Junk Mail-Liste und werden so blockiert. Wenn ich Informationen haben will, hole und recherchiere ich sie aktiv im Netz oder habe sie in meinem RSS Reader.

Es gibt sicher noch eine Vielzahl weiterer Tipps und Möglichkeiten, ganz persönlich seine Arbeitsweise zu optimieren und sich von sinnvoll von E-Mail zu lösen. Es geht dabei nicht darum, E-Mail komplett zu ersetzen. Es geht darum, E-Mail bewusst und sinnvoll einzusetzen. Wir befinden uns im Zeitalter des Social Business, wo uns Technik und Mentalität eine nie vorher gegebene Chance bieten, Wissen produktiv zu teilen und Arbeit kollaborativ zu erledigen. Ihre Tipps und Tricks, Ihre Vorschläge und Kommentare sind herzlich willkommen, so dass wir gemeinsam die Liste erweitern.

Wir in der IBM haben gerade unter dem Motto Outside the inbox eine Kampagne gestartet, um diese Ideen zu diskutieren. Leuchtturm und „Ankermann“ ist dabei mein Kollege Luis Suarez, der seit Jahren nunmehr seine Art zu arbeiten geändert hat. Auf Twitter können Sie der Diskussion rund um E-Mail unter dem Hashtag #OutsideTheInbox folgen. Hier finden Sie die entsprechenden Webseiten in verschiedenen Sprachen.

Und das Video mit Luis ist in spanischer Sprache hier verfügbar.