Zusammenarbeit in der Cloud: Es führt kein Weg daran vorbei

Das Thema Cloud ist sicherlich eines der Themen, das in Deutschland heiss diskutiert wird. NSA und Prism haben nicht dazu beigetragen, das allgemeine Vertrauen von Unternehmen in die Wolke zu steigern. Im Mittelstand lehnen – so eine aktuelle Studie- rund 40 Prozent Cloud Computing kategorisch ab. Meiner Wahrnehmung nach wird die Cloud-Diskussion oft emotional und wenig sachlich geführt: Wir sollten in der Diskussion zwischen den verschiedenen Cloud-Typen unterscheiden. Private Cloud ist seit Jahren Fakt. Man hat es mal Outsourcing genannt. Schon einmal gehört? IBM und andere Anbieter tun das seit Jahr(zehnt)en. Und, ja, es gibt juristische Gründe dafür, dass Daten in manchen Einsatzszenarien in einem Cloud-Rechenzentrum in Europa oder gar in Deutschland gespeichert werden sollten. Dass das „Abhören“ von Daten durch staatliche Instanzen ohne richterliche Genehmigung nicht geht, ist eine Frage der Selbstverständlichkeit. Wir sollten in einem Rechtsstaat leben und auch andere Rechtsstaaten sollten sich an demokratische Grundregeln und Datenschutz halten.

„Die Cloud“ beziehungsweise SaaS ist privat schon lange Realität

Jenseits dieser „grossen“ Diskussion bleibt aber festzuhalten, dass Cloud gerade privat Realität ist. Wieviele nutzen E-Mail aus der Cloud? Und sicher nicht nur deutsche E-Mail-Provider. Wieviele nutzen unterdessen Dropbox oder ähnliche Dienste? Wieviele nutzen Dropbox, um Unternehmensdaten auszutauschen, gerade im oben zitierten Mittelstand? Ola, Überraschung. Datenschutzbeauftragter, IT-Leiter und Hausjurist bekommen Pickel … Also verbieten wir den Zugang zu diesen Diensten am Arbeitsplatz .

Ein Weg, wobei sich die Frage stellt, ob ein Verbot technisch funktioniert (wenn das Handy neben dem Arbeitsplatzcomputer liegt und der USB-Port offen ist), vielmehr noch, ob es sinnvoll und durchsetzbar ist. Dienste wie Dropbox, Evernote, Skype oder Google Hangouts sind für viele Anwender privat eine Selbstverständlichkeit. Sie werden auf dem heimischen Computer, dem SmartPhone und Tablet genutzt. Stichwort Arbeitsplatzzufriedenheit: Anwender – und nicht nur die „Jungen“ – verlangen solche Werkzeuge für ihre tägliche Arbeit und wollen nicht in der Steinzeit arbeiten.

Mit externen Partnern Daten austauschen und zusammenarbeiten

Ich hatte vor Jahren mein persönliches Aha-Erlebnis. In meinem Job als Marketer organisiere ich schon seit Jahren Veranstaltungen und arbeite dabei sehr intensiv mit Agenturen und Freelancern zusammen, gängige Praxis in allen Marketingabteilungen. Die konventionelle Arbeitsweise in den meisten Unternehmen ist dabei, dass Texte oder Grafiken per E-Mail, grosse Dateien oft per FTP ausgetauscht werden. Gerade der Austausch von Dateien per E-Mail führt aber zu unvermeidlicherweise zu Inkonsistenzen. Was ist die aktuelle Version? Liegt sie bei der Agentur oder bei mir? Bei meinem Kollegen? Ebenso oder noch weniger optimal ist ein Projekt-, Aufgaben- und Terminmanagement per E-Mail. Der Status eines Projekts ist schwer nachvollziehbar. Für neue Projektmitarbeiter – intern oder extern – ist es nahezu unmöglich, schnell auf den aktuellen Stand zu kommen und auf die notwendigen Informationen, die in persönlichen Mail-Ordnern verschwunden sind, zuzugreifen.

Also weicht man auf  Tabellen aus. Und wer kennt sie nicht, die Excel-Tabellen mit endlos vielen Spalten und Zeilen. Unübersichtlich, kaum zu managen und wehe es kommt zu Inkonsistenzen. Was ist denn nun die aktuelle Version? Wo stehen wir denn nun in unserem Projekt? An der Antwort professionelle Projektmanagement-Software bin ich persönlich gescheitert. Ein MS Project oder vergleichbare Lösungen sind für mich immer zu kompliziert, zu pflegebedürftig und inflexibel, für die Projekte, die ich durchführe, ein wahrer Overkill.

Also haben wir das Management von Marketingprojekten per E-Mail und Tabelle vor Jahren durch eine effizientere „Social Business“ Arbeitsweise abgelöst. Marketingprojekte mit Externen und Agenturen werden unterdessen online in der Cloud abgewickelt. Für Projekte schliessen wir alle Beteiligten, ob nun von IBM oder von außen, in einer Community zusammen. Diese Community bietet vielfältige Funktionen: Eine der besonders einleuchtenden ist eine „Dropbox für Unternehmen“. Über die Cloud tauschen wir nun Dateien, Grafiken oder Protokolle miteinander aus. Und ganz wichtig: Diese Dateien stehen auch auf mobilen Endgeräten, Tablets und Smart Phones – die wichtigsten mobilen Betriebssysteme werden unterstützt – zur Verfügung. Allen Projektbeteiligten stehen immer die aktuellsten Versionen der Dateien zur Verfügung.

Doch es geht nicht nur um Dateien austauschen. Wir haben auch viele Tabellen abgelöst, denn wir managen die Projekte mit Meilensteinen, Aufgaben und Terminen online über das Aktivitäten-Modul von Connections, das unsere Lösung ist. Aktivitäten ist eine Aufgabenverwaltung, die die gemeinsame Bearbeitung von Projekten mit Aufgabenzuordnung, Terminverwaltung und transparenter Dokumentation erlaubt. Es ist der goldene Mittelweg zwischen Tabellenwüste und Profi-Projektmanagement. Man kann Projekte sehr einfach strukturieren, Personen oder Gruppen direkt Aufgaben mit Erledigungstermin zuordnen. Und wenn sich alle dran halten, hat man in der jeweiligen Aktivität immer den aktuellen Status des Projekts im Blick.

Instant Messaging und Online Meetings als Hilfsmittel

E-Mail verwendet man nur noch zur Benachrichtigung. Die eigentliche Steuerung, Dokumentation und – ganz besonders wichtig – das Brainstorming findet aber transparent in der Aktivität und nicht in persönlichen E-Mail-Silos statt. Besonders diese offene Diskussion, der Austausch und die gemeinsame Generierung neuer Ideen ist sehr nützlich und ein Innovationsmotor, der Kreativität fördert. Und logischerweise stehen natürlich auch diese Funktionen mobil zur Verfügung, so dass man von überall mal schnell per Tablet oder Smart Phone die aktuelle Information einholen kann.

Weitere Funktionen erleichtern die Arbeit. Gerade in Projekten ist Kommunikation in Echtzeit oft effektiver und schneller als E-Mail. Interne und externe Mitarbeiter können so schnell einmal chatten und Fragen ad hoc klären. Onlinebesprechungen sind ein weiteres wichtiges Modul, gerade wenn man an verschiedenen Standorten über Unternehmensgrenzen hinweg zusammen arbeitet. Auch diese Funktionen sind natürlich mobil verfügbar. Neu hinzu kommt gerade die gemeinsame Bearbeitung von Texten, Tabellen und Präsentationen, dem neuen web-basierten Editor, der übrigens auch auf dem iPad zur Verfügung steht. Dies sollte gerade bei der Organisation von Veranstaltungen mit vielen Texten und Folien nochmals einen Qualitäts- und Innovationsschub ermöglichen.

Ich weiss, dies ist ein sehr persönliches Beispiel, doch es war für mich ein entscheidendes Aha-Erlebnis, warum Social Business in einer sicheren Cloud-Umgebung Sinn macht. Wer mit anderen Unternehmen zusammenarbeitet, wer Externe – oft auch „Einzelkämpfer“ – in seine Projekte einbindet, für den ist eine Cloud.Lösung nahezu ein Muss.

Sicherheitsbedenken ernst nehmen, aber Mut zu Transparenz

Wo liegt nun der Haken, wenn es einen gibt? Die zu Beginn des Beitrags genannten Sicherheitsbedenken müssen ernst genommen werden und ein Datenzentrum in Europa sollte unter anderem vorhanden sein. Doch diese Dinge sind in den Griff zu bekommen. Wie so oft liegt die eigentliche Herausforderung aber darin, sich von gewohnten Arbeitsweisen zu verabschieden, im Change Management. Anwender müssen sich von ihrer gewohnten Art, Projekte zu managen, von persönlichen Tabellen und E-Mails lösen, und stattdessen bereit sein, transparent zu arbeiten.

Diese Transparenz ist nicht jedem willkommen. Da mag es das Gefühl geben, kontrolliert zu werden, oder aber Sicherheitsbedenken werden vorgeschoben. Soll ich wirklich alle meine Projektinformationen mit allen, gar meinen Lieferanten teilen? Aber natürlich kann der gestaffelte Zugriff auf Daten gewährleistet werden. Das ist eher eine Frage der Organisation denn der Technik, aber oft eine willkommene Entschuldigung, nicht offen und kollaborativ zu arbeiten. Hier hilft nur latente Überzeugungsarbeit und Leading by example, um erfolgreich zu sein.

Der Arbeitsplatz in der Cloud nimmt immer schärfere und konkretere Kontur an. Online Collaboration, Zusammenarbeit mit Externen und zwischen Unternehmen, ist – so Experton – neben CRM einer der maßgeblichen Treiber. Kostendruck und der Wunsch gerade der Fachabteilungen nach Vereinfachung der IT sind andere Faktoren. “Hybride“ Arbeitsplätze, wo bestimmte Funktionen im klassischen Modell „on premise“ in der Unternehmens-IT zur Verfügung gestellt, andere aus der Wolke bezogen werden, sind bald zur Realität. Nicht nur die attraktiven Preise, sondern auch Anwendungsszenarien, wie das oben beschriebene, werden viele Unternehmen zum Nachdenken bringen.