E-Mail regiert die Geschäftswelt: Viel Luft nach oben

Wir sind alle E-Mail-Sklaven. Zu diesem Schluss kann man kommen, wenn man sich die Ergebnisse einer aktuellen Studie anschaut, die IDG Business Research Services im Auftrag von IBM durchgeführt hat: Mehr als die Hälfte bekommen täglich 50 bis 100 E-Mails. 17 % erhalten sogar täglich mehr als 100 elektronische Nachrichten. Und die Zahl steigt weiter an, so die Mehrheit. Die Mitarbeiter lassen sich von E-Mails treiben. Ein Viertel der Teilnehmer prüft E-Mails gleich bei ihrem Eintreffen, ein Drittel wirft alle 30 Minuten einen Blick in die Inbox und ein weiteres Viertel checkt den Eingang stündlich. Das kostet natürlich Zeit: bei rund 23 % der Befragten rund eine Stunde, bei 26 % ca. 30 Minuten und bei ca. 36 % nur 15 Minuten. Immerhin knappe 11 % sortieren ihre E-Mails nicht!

Mehrheit will selbst entscheiden, wann sie Nachrichten senden und empfangen

Und E-Mail ist heute allgegenwärtig: 3/4 der Befragten „machen“ E-Mail auch unterwegs auf ihrem SmartPhone. Knapp die Hälfte nutzt das Notebook „on the road“ für E-Mails und immerhin schon 43 % haben auf Reisen Tablets für E-Mail im Einsatz. Und es wird auf Geschäftsreisen von 81 % der Befragten häufig gemailt. Rund die Hälfte – ca. 48 % der Befragten – sind außerhalb der Arbeitszeit auch am Wochenende „auf Mail“. Und 64 % wollen diese Möglichkeit haben und finden, dass E-Mails immer zugestellt werden sollen und der Empfänger entscheidet, wann er Nachrichten empfängt und sendet. Rund ein Drittel dagegen begrüsst es, wenn die Zustellung von E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten unterbunden wird.

Trotz Google Mail und anderer Browser-basierten E-Mail-Klienten im privaten Umfeld dominiert in den deutschen Unternehmen noch immer der klassische „fette“ Mail-Klient. Nur 15 % sind am Arbeitsplatz „auf Browser“. Bei den mobilen Betriebssystemen, über die Mail genutzt wird, ergibt sich ein heterogenes Bild. Rund 45 % nutzen iOS, also Apple-Geräte, immerhin 22 % Windows, noch 15 % Blackberry und 16 % Android. Android, das privat den Markt aufrollt und hohe Anteile hat, dominiert im geschäftlichen Umfeld demzufolge nicht.

Das Resumé: E-Mail regiert die Geschäftswelt und die Mehrzahl der Befragten kann es sich auch nicht anders vorstellen.

Was wollen Anwender  von Mail der Zukunft?

Aber sie wünschen sich, dass „mailen“ leichter und komfortabler wird: Über 90 % würden es begrüssen, wenn zeigt der E-Mail-Klient von sich aus relevante, zugehörige Informationen zu einer Nachricht oder einem Termin einblenden würde, also Kontext herstellen würde. 93 % legen Wert auf eine leistungsfähige Suchfunktion in E-Mails und darüber hinaus. Immerhin 70 % finden es sehr wichtig oder wichtig, dass E-Mail Systeme eher aufgabenorientiert organisiert werden und besser bei der Erledigung von Aktivitäten helfen sollen.

Bei der Frage, welche Werkzeuge Unternehmen zur Kommunikation einsetzen, dominiert E-Mail mit nahezu 100 % klar. Es folgen Instant Messaging, Online Meetings und Videokonferenzen, alle zwischen knappen 60 und 70 %. Nur 28 % der Befragten haben derzeit soziale Netzwerke im Einsatz, gar nur knappe 9 % Microblogging. Also noch viel Luft nach oben und viel Potential für Anbieter von Enterprise Social Networks. Und sicher noch ein Wegzu gehen auf der Reise zum Social Business mit entsprechenden Verhaltensweisen und Geschäftsprozessen.

Im Rahmen einer Online-Erhebung hat IDG Business Research Services im Mai 2014 115 Manager, IT- und Fachbereichsleiter in deutschen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern zur beruflichen E-Mail-Nutzung in ihrer Organisation sowie zu ihren Wünschen und Erwartungen an den „Mail-Client der Zukunft“ befragt. Eine Zusammenfassung der Umfrage können Sie auch  in einem Research Brief mit dem Titel „E-Mail ja, aber anders“ nachlesen. Den gesamten Berichtsband zur Studie finden Sie unter http://w.idg.de/ibmexperts-mafo.