Büro-Alltag: Wie E-Mails unsere Zeit fressen – SPIEGEL ONLINE

Mein Kollege Luis Suarez, der das Leben außerhalb des E-Mail Posteingangs postuliert (und zu leben versucht), wird große Teile dieses auf Spiegel Online erschienen Artikels lieben. Der Autor Rüdiger Klepsch zitiert divers Studien, die belegen, wie E-Mail frisst:

40 Minuten hochbezahlte Arbeitszeit werden tagein, tagaus durch E-Mails unproduktiv vernichtet, …
Auch das verführerische Computersignal „Sie haben Post!“ ist der reinste Zeitfresser. Karen Renaud untersuchte dieses Phänomen näher. Die Befragten sagten, sie schauten allenfalls jede Stunde nach. atsächlich aber gingen sie ihre Mails alle fünf Minuten durch. Dabei sind die ständigen Unterbrechungen schädlich für den geistigen „Flow“. Glaubt man einer Studie der Universität Cardiff und einer Studie von Thomas Jackson, dann brauchen wir schon für eine fünfsekündige Unterbrechung, ausgelöst etwa durch E-Mails, jedes Mal durchschnittlich 64 Sekunden, um uns wieder auf die alte Aufgabe zu konzentrieren.

Erschreckende Zahlen, wenn man sie hochsummiert. Klepsch plädoyiert für den persönlichen Kontakt, der Teams produktiver arbeiten lässt und dabei hilft, Konflikte zu vermeiden:

Mitarbeiter in Teams müssen persönlich miteinander sprechen und nicht nur mailen, sonst arbeiten sie immer unproduktiver, und die Beziehungen verschlechtern sich. …

In unserem schnelllebigen Alltag kommen viele auf die Idee, bei Konflikten nicht zum Zimmernachbarn zu gehen, sondern zu mailen. Ein absolutes NO-NO! Jedem Teammitglied sollte klar sein: Konflikte trägt man nicht per Mail aus. Zwar gibt es meines Wissens keine empirische Untersuchung, aber in meiner 20-jährigen Beraterlaufbahn hat der Versuch, über E-Mails Konflikte zu lösen, in aller Regel zu einer Eskalation geführt.

Der Grund: Bei Konflikten geht es neben den Sachfragen immer auch um emotionale Inhalte (ungeklärte Beziehungen, bereits angehäufte Missverständnisse). Deshalb ist das Medium E-Mail zur Konfliktlösung absolut ungeeignet. Schließlich ist es sehr umständlich bis unmöglich, den Sachinhalt und den emotionalen Inhalt der einzelnen Aussagen gleichgewichtig darzustellen.

Ein Gespräch und ein Gesprächstermin sind vielleicht aufwendiger, aber allemal effektiver. Und wenn man den Gesamtzeitbedarf betrachtet, der bei der Eskalation eines Konflikts anfällt, dann ist das Kommunikationsmittel E-Mail auch weniger effizient.

Ich bin auch für den persönlichen Kontakt und das Treffen, wo es möglich ist. Und da sind wir genau beim Punkt. In Unternehmen wie meinem Arbeitgeber IBM arbeiten Teams oft weltweit zusammen. Persönliche Meetings sind oft nicht möglich. Die Frage, die sich mir stellt, ist, wie alternative Techniken wie Social Software mit Communities bei der Teambildung und Konfliktvermeidung oder -lösung helfen. Ich würde aus eigener Erfahrung vermuten, daß sie auf jeden Fall Teambildung, Transparenz und Wissensaustausch fördern können und somit zu produktiverer Arbeit beitragen. In Communities wird auch durchaus kontrovers diskutiert, jedoch habe ich dort noch nicht die Art von Konflikten wahrgenommen, wie sie in E-Mail Schlagabtauschen üblich ist. Führt die Transparenz in Social Software dazu, dass sich Streithähne disziplinieren? Oder werden die Konflikte nur unterdrückt? Was meint Ihr dazu?

Posted from Digital naiv – Stefan63’s Blog

Ein Kommentar zu „Büro-Alltag: Wie E-Mails unsere Zeit fressen – SPIEGEL ONLINE

  1. Dass Emails durch falsche Handhabung Zeitfressen, sollte jedem bekannt sein. Den Spiegel Artikel finde ich wunderbar, denn er zeigt wie naiv der Mensch doch sein kann. Man redet sich Produktivität ein, macht diese durch kleine dinge, wie ein Signal jedoch zunichte. Mann kommt aus dem Arbeitsrythmus und muss sich jedes mal neu fokussieren, schrecklich. Man sollte die Email bzw. das Postfach als eigenständige Aufgabe ansehen und sich nach getaner Arbeit damit befassen. Geht schneller und spart Zeit. Nunja da verbale Kommunikation wohl doch zu schwierig ist, greifen viele auf die Mail zurück, geht ja schließlich schnell. Dass man damit eine Datenflut kreiert ist den Wenigsten bewusst. Wenn man schon nicht die Chance auf ein persönliches Gespräch hat, sollte man es mit Skype oder ähnlichen Mitteln versuchen. Wenn man sich einigermaßen Mühe gibt, dann ist das Postfach ein Helfer und kein Grab. Viele jedoch verlieren Zeit und Geld (siehe: http://www.lookeen.net/de/5881/news/a-fundamental-waste-of-money-through-searching-for-relevant-information/ ). Dies kann man mit etwas Willen sowie Zeitmanagement leicht bekämpfen und somit produktiver zu arbeiten.

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