Das Collaboration-Paradoxon: Mehr Werkzeuge generieren mehr Informationssilos

Vor einigen Wochen habe ich über die Probleme geschrieben, die wir weiterhin mit Collaboration-Werkzeugen haben: Wir haben heute viele Plätze und Werkzeuge, mit denen wir zusammenarbeiten und kommunizieren: Telefon, Videokonferenzen, Dokumentenablagen, Wikis, Communities, Messenger, Projektmanagement-Tools, E-Mail, externe soziale Netzwerke. Fast jedes dieser Werkzeuge hat auch eine Benachrichtigungsfunktion, einen „Posteingang“ oder aber sendet eine Benachrichtung per E-Mail. Wir haben offenbar zu viele Tools. Das hat nun auch Brad Grissom von Microsoft in einem Artikel auf CMSWire aufgegriffen. Er spricht vom Collaboration-Paradoxon:

The collaboration paradox is the more tools we have for collaboration, the less connected we become. Unfortunately, many organizations and their users find themselves inflicted with the collaboration paradox.

über 3 Symptoms of a Fragmented Collaboration and Communication Ecosystem

Vor allem fehlt uns noch immer ein gemeinsames Verständnis zwischen Mitarbeitern und in Unternehmen, welches Werkzeug und welchen Kanal wir für welche Kommunikation und Zusammenarbeit wie nutzen. Daran haben die Messenger auch nichts geändert. Das Chaos ist weiter perfekt. Der/die eine „messengen“, der/die zweiten rufen an und der/die dritten kommentieren im internen sozialen Netzwerk. Statt besser zusammenzuarbeiten, schaffen wir nur noch mehr Silos, meint auch Grissam:

Simply put, conversation fragmentation is when conversations are happening across a multitude of applications and services that aren’t integrated and don’t talk to each other. Conversations live only in the silo where they were created. I suppose this is just a different way to say that it creates information silos, albeit with a communication-centric spin.

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Oft entscheiden die persönlichen Vorlieben und ich ertappe mich selbst dabei, dass ich dann doch wieder eine E-Mail schreibe, weil ich mir nicht sicher bin, ob der ein oder andere Kollege regelmäßig und zeitnah in den entsprechenden Workspace in Slack hinein schaut. Die entsprechende Information lebt so mindestens zweimal. Gar nicht davon zu reden, ob und wie man die unterschiedlichen Bearbeitungsstände jemals noch zusammen bekommt.

Das Thema Collaboration beschäftigt mich nun seit gut 30 Jahren. Ich erinnere mich daran, wie Modems noch piepsten und ein AOL/Compuserve-Account cool waren. Ich erinnere mich an die ersten E-Mail-Systeme für Unternehmen, an cc:mail, MS-Mail, Beyond Mail oder DaVinci Mail und den nachfolgenden Siegeszug von Lotus Notes und Microsoft Exchange. Mit Dokumentenmanagement-Systemen versuchten wir, die Zusammenarbeit an und mit Dokumenten zu verbessern. Groupware wie Lotus Notes mit unzähligen Apps waren eine weitere Welle.

Begeistert bin und war ich von Enterprise Social Networks wie IBM Connections als einer zentralen Stelle zur Zusammenarbeit. Nun erlebe ich den Hype rund um WhatsApp-ähnliche Messenger, um Slack, Microsoft Teams oder ähnliche Tools. Doch was ist geblieben? E-Mail ist noch immer der geringste gemeinsame Nenner und wird – so meine Prognose – auch in nächster Zukunft weiter dominieren.

Wo ist der integrative Ansatz, der Traum von der universellen Inbox, besser einer integrierten Arbeitsumgebung, in der verschiedene Dienste von E-Mail über Messenger bis zum Teilen von Dokumenten smart integriert sind und zusammen laufen? Wie erreichen wir nur endlich mehr Transparenz und Effizienz, vor allem auch eine Übereinkunft zwischen Mitarbeitern in Kommunikation und Zusammenarbeit? Oder müssen wir mit dem beschriebenen Collaboration-Paradoxon, mit der Fragementierung von Kommunikation und Zusammenarbeit leben und auf die nächste Welle von Tools warten, mit der dann wieder alles besser wird?

(Stefan Pfeiffer)