Von der E-Mail-Herrschaft auf dem Weg zu den Activity Streams

Two years ago, I wrote an article for GigaOM Pro entitled Email: The Reports of My Death are Greatly Exaggerated (subscription required), in which I explained why email is such a useful tool and why I thought it was unlikely to be replaced as the primary business communications medium any time soon. In the time since then, however, we’ve seen a wave of newer cloud-based communications and collaboration products taking the enterprise by storm. Could email be overtaken by these?

While it’s been widely reported that teens no longer use email, it seems that attitudes to email are changing in workplace, too. According to a new GigaOM Pro report … workers don’t necessarily believe email will continue to be such a critical tool in the future:

Key Technologies: Future Use

The report’s authors highlight the fact that, while the respondents believed they would use newer technologies like VoIP and videoconferencing increasingly in the future, the more traditional tools like email and the office landline showed a noticeable downward trend.

… However, even though we now have a greater range of useful tools to call upon, I think email will continue to play a vital role in our business communications for the foreseeable future.

via gigaom.com

Ich glaube auch nicht, dass E-Mail verschwinden wird. Es hat als Werkzeug sicher seine Berechtigung, aber ich bin davon überzeugt, dass E-Mail an Bedeutung verlieren wird. Das wird ein sehr langer Prozess werden, denn Viele leben in der Tat in ihrem Posteingangskorb. Und diese Comfort Zone zu verlassen, fällt wie jeder Abschied von vermeintlich lieben Gewohnheiten schwer.

Ein Trend, den ich sehe, dass durchaus nicht nur die junge Generation verstärkt Arbeitsformen nutzen will, wie sie sie von der privaten Nutzung des Web 2.0’s kennt. Diese Prinzipien kann man in Social Software wie IBM Connections schon heute deutlich erkennen: Lesezeichen teilen. wichtige Infos in Wikis und Blogs schreiben statt per E-Mail zu versenden, Dateien sharen statt E-Mail Postfächer zu verstopfen u.s.w.

Der nächste Schritt sind dann die Activity Streams, die beispielsweise Ed Brill hier beschreibt und die Arnd Layer und ich auf der re:publica in einem Workshop vorgestellt haben. Ähnlich einer Facebook Wall laufen in den Activity Streams Ereignisse zusammen. Im Gegensatz zu Facebook sind dies dann aber berufliche Ereignisse und Aktivitäten, die angezeigt werden. Dies kann eine Transaktion aus SAP sein, die bearbeitet werden muss, eine Rechnungsprüfung oder eine Spesenabrechnung. Es kann eine Voice Mail sein oder eben auch eine E-Mail oder Benachrichtigung aus dem CRM System, dass mit meinem Kunden etwas passiert ist. Der Anspruch ist also, die tägliche Arbeit, die der jeweilige Mitarbeiter zu erledigen hat, in einem solchen Activity Stream zusammenzufassen.

Jedoch geht das Konzept einen Schritt werden. Natürlich werden heute schon Benachrichtigungen über zu erledigende Aufgaben per E-Mail verschickt. Man klickt auf den in der E-Mail enthaltenen Link, wird zum jeweiligen Programm oder zur Webseite weitergeleitet, in dem man die Aufgabe bearbeiten soll. Programm oder Webapplikation werden gestartet und dann kann die Task erledigt werden. Der Anspruch der Activity Streams ist dagegen sogenanntes Inline Editing, d.h. die Aufgabe soll direkt im Activity Stream erledigt werden können, ohne dass die zugehörige Anwendung gestartet werden soll. Und das wäre sicher eine deutliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis.

Wird jeder mit solchen Activity Streams arbeiten? Ich denke nicht. Jedoch wird es für viele Büroarbeiter, die mit unterschiedlichen Informationsquellen und Anwendungen agieren müssen, eine valide Alternative sein, die dabei helfen kann, produktiver zu arbeiten. Natürlich kommt die Arbeitsweise den Digital Residents entgegen, die sich in ähnlicher Weise schon heute privat in sozialen Netzen bewegen. Gartner geht davon aus, dass rund 20 % der Arbeitenden bis 2015 primär solche sozialen Kommunikationsdienste und nicht mehr E-Mail nutzen werden.

Ich persönlich kann mich mit dem Gedanken sehr wohl anfreunden, da ich einerseits viele unterschiedliche Aufgaben, Quellen und Programme nutzen muss, andererseits sehr teamorientiert mit Anderen zusammenarbeiten und viele Informationen teilen und mitteilen muss. Für diese Art der Arbeit scheinen mir Activity Streams (und auch die angekündigte Sharebox) hervorragende Werkzeuge zu sein, die mir das Leben einfacher und „social software“ enabled machen.

Einen wesentlichen Aspekt der Vision sollte ich nicht vergessen: Die Activty Streams sollen auch auf mobilen Endgeräten verfügbar sein, so daß ich von Blackberry, iPad und Android aus mit und in den Streams arbeiten kann. Die Tage des monolithischen Arbeitsplatzes, der nur unter Windows auf dem Firmen-PC und Notebook läuft, neigen sich unaufhaltsam dem Ende zu.

Auf Lotus Greenhouse steht eine API, der IBM Social Business Toolkit, frei zur Verfügung, mit dem Entwickler die Activity Streams anprogrammieren und dort Anwendungen integrieren (und testen) können. Gerne zeigen wir als IBM dann solche Integrationen auf dem IBM Social Business JamCamp oder den DNUG Konferenzen.