Im Zentrum steht eine hinter anthrazitfarbenen Gittern eingeschlossene Cloud- und Server-Infrastruktur, die symbolisch für die Abhängigkeit von ausländischen Hyperscalern steht. Ein dickes Kabel führt von der Darmstädter IT-Welt über den Atlantik in Richtung USA – Datenströme und Euro-Symbole machen sichtbar, dass Wertschöpfung und Geld Deutschland verlassen. Daneben stehen grüne, ungenutzte Bausteine für mögliche eigene Lösungen, während eine Gruppe weiblicher und männlicher IT-Fachkräfte mit offenen Händen fragt: Warum investieren wir nicht in unsere eigenen digitalen Möglichkeiten?

Darmstadt wählt den vermeintlich sicheren Weg: Microsoft statt deutscher Lösung

Die Pressestelle hat jetzt meine Anfrage vom 19. August zum Einsatz von Microsoft 365 in der Verwaltung der Stadt Darmstadt beantwortet. Dafür danke ich allen, die sich die Zeit genommen haben, an den Antworten mitzuarbeiten. Laut Pressestelle stehen Oberbürgermeister Hanno Benz und Stadtrat Holger Klötzner hinter den im Dokument gemachten Ausführungen. Der Hintergrund: Im Sommer fiel das Alt-E-Mail-System Groupwise vier Tage aus (Frankfurter Rundschau, da.news). Die Verwaltung steht nicht erst seitdem massiv unter Druck, auch weil man die Digitalisierung der Darmstädter Verwaltung als eine besonders dringliche Aufgabe ansieht, wie es Holger Klötzner bei uns auch im Podcast #9vor9 ausgeführt hat (#9vor9 mit Holger Klötzner).

Ich weiß zu schätzen, dass sich die Verantwortlichen die Zeit genommen haben, die Anfrage eines Darmstädter Bürgers und Bloggers detailliert beantworten. Meine Fragen und die Antwort der Stadt sind im Wortlaut hier online einzusehen (Anfrage per E-Mail vom 19.8.2026, Antwort der Stadt Darmstadt vom 28.9.2026).

Die Stadt bestätigt im Antwortschreiben die Entscheidung für Microsoft 365. Rund 50 Nutzer sind demnach umgestellt, 200 weitere sollen bis Ende 2026 folgen, das Gesamtprojekt dauert zwei bis drei Jahre. Im Projekt werden neben Outlook, Teams, Sharepoint und weitere Komponenten eingeplant. Der Einsatz von Microsofts KI-Assistenten Copilot ist „kurzfristig nicht geplant“.

Viele meiner Kernfragen beantwortet das Schreiben nicht oder nur sehr allgemein. Mein Eindruck nach der Antwort der Stadt: Eine tiefergehende, sorgfältige Prüfung von Alternativen, die es meiner Meinung nach zum Beispiel durch openDesk der ZenDiS GmbH gibt, wurde nicht vorgenommen. Harte Zahlen und Fakten (Lizenzpreise, Kalkulation der Total Costs of Ownership) werden nicht genannt.

Fragen, auf die mir klare Antworten und Fakten fehlen

Diese Fragen hat die Stadt meiner Ansicht nach nicht oder nicht klar beantwortet:

  • Welche Alternativen wurden nach welchen Kriterien geprüft, und liegt die Bewertung schriftlich vor?
  • Gab es Kontakt zum ZenDiS, und wurde eine Machbarkeitsprüfung für openDesk durchgeführt?
  • Wurden die Anbieter der Fachverfahren und des Dokumentenmanagements zu einer Anbindung an openDesk und LibreOffice befragt?
  • Gab es Gespräche mit anderen Kommunen, und gibt es eine Machbarkeitsstudie mit einem kommunalen Rechenzentrum?
  • Wurde geprüft, welcher Anteil der Ausgaben bei Open Source an Firmen aus Darmstadt und Südhessen gehen könnte? Hat die Stadt vorab mögliche Anbieter angefragt, und teilt sie den Auftrag in Teilaufträge auf, damit auch kleine Firmen mitbieten können?
  • Was kosten die Lizenzen pro Jahr und über die Laufzeit, wie fließen die Preissteigerungen ein, und gibt es eine Rechnung über zehn Jahre?
  • Wie ordnet die Stadt ihre Entscheidung zu Schleswig-Holstein, Bayern und dem Ziel der Ministerpräsidentenkonferenz ein?

Warum keine Prüfung valider Alternativen?

Die Diskussion um die Abhängigkeit insbesondere der deutschen Verwaltung hat seit dem neuerlichen Amtsantritt von Donald Trump deutlich Fahrt aufgenommen. Beispielsweise hat die Sperrung des E-Mail-Kontos des Chefanklägers am Internationalen Strafgerichtshof durch Microsoft für enormes Aufsehen gesorgt (heise online). Die digitale Souveränität Deutschlands und Europas wird von vielen als bedroht angesehen.

Dies ist ein Grund, warum 2022 die ZenDiS GmbH, das Zentrum für Digitale Souveränität, vom Bundesinnenministerium gegründet wurde. ZenDiS unterstützt Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene dabei, kritische Abhängigkeiten von einzelnen Technologieanbietern zu verringern (ZenDiS). openDesk wurde vom ZenDiS entwickelt, um eine valide Alternative zu Microsoft 365 (oder wie man früher sagte Microsoft Office) zu schaffen. Die Lösung besteht aus verschiedenen Open-Source-Modulen gerade auch deutscher Anbieter, die miteinander integriert wurden.

Meine Frage, ob man direkt mit ZenDiS Kontakt aufgenommen hat, und openDesk geprüft hat, wurde im Antwortschreiben nicht beantwortet. Statt über openDesk erwähnt man Nextcloud-basierte Lösungen. Nextcloud ist jedoch nur ein Baustein von openDesk, das daneben unter anderem Chat, E-Mail, Kalender und Videokonferenz mitbringt – und ein eigenes Modul für Identitäts- und Zugriffsmanagement (openDesk) bietet. Die Stadt schreibt, Microsoft 365 biete (im Gegensatz zu Nextcloud) ein „durchgängiges Identitäts-, Berechtigungs-, Geräte-, Sicherheits- und Compliance-Modell“. Nicht Nextcloud, sondern openDesk oder eine dazu vergleichbare Lösung wäre der korrekte Vergleich dazu gewesen. Mir scheint, dass dieser Vergleich eben nicht vorgenommen wurde.

„Grundsätzlich interessant“ – aber man nimmt Microsoft

Im Antwortschreiben steht auch folgender Satz, der mir auf der Zunge zergeht: „Die Erfahrungen anderer öffentlicher Einrichtungen mit openDesk und vergleichbaren Lösungen sind für die weitere Entwicklung grundsätzlich interessant.“ Grundsätzlich interessant sei die Lösung, aber nicht alle Erfahrungen lassen sich auf die Wissenschaftsstadt Darmstadt übertragen, so die butterweiche Antwort. Mir scheint, als ob man sich openDesk oder eine andere Open-Source-basierte Alternative einfach nicht in der Tiefe technisch angeschaut und sie auch nicht unter Berücksichtigung nationaler und lokaler Investitionen und Wertschöpfung durchgerechnet hat.

Ich wollte auch wissen, ob die Stadt den Test kennt, in dem die Deutsche Rentenversicherung und die Bundesagentur für Arbeit openDesk als Notfallarbeitsplatz erprobt haben: Dateien, Chat, E-Mail und Videokonferenz unter Realbedingungen, Ergebnis positiv (heise online). Die Stadt antwortet, eine Notfalllösung zur dauerhaften Nutzung sei keine Option. Danach hatte ich aber gar nicht gefragt. Pikant: Der Aufbau einer souveränen Backup-Lösung ist laut Antwortschreiben „angedacht“, weitere Optionen sollen „im Projektverlauf betrachtet“ werden.

Ein Hauptargument gegen Open-Source-basierte Lösungen sind oft die Fachverfahren, die Spezialprogramme der Ämter, in Darmstadt laut Antwort der Stadt eine mittlere dreistellige Zahl. „Ausgehend von der Entscheidung für die Einführung von Microsoft 365 werden im weiteren Verlauf auch die Fachverfahren betrachtet.“ Was will mir dieser Satz nun wirklich sagen? Auch andere Aussagen sind nebulös oder nicht beantwortet, beispielsweise zum Thema Dokumentenmanagement und Archivierung.

Mehr Mut als Darmstadt zeigen andere Städte: Oberkirch in Baden-Württemberg will bis Ende 2026 auf openDesk und Open-Xchange umstellen und beginnt mit E-Mail, Kalender, Kontakten und Dateiablage. Fachverfahren, die noch bestehende Anwendungen brauchen, bleiben zunächst erhalten (Stadtanzeiger Ortenau). Neuburg an der Donau ersetzt Outlook durch openDesk (Augsburger Allgemeine). Beide Städte sind kleiner als Darmstadt, das Vorgehen lässt sich aber übertragen: erst E-Mail und Zusammenarbeit, danach die Fachverfahren (c’t | D.digital Newsletter).

Kosten, Steuern, Wertschöpfung

Zu den Lizenzkosten legt die Stadt keine konkreten Zahlen vor, weder pro Jahr noch über die Laufzeit. Die Preissteigerungen, die in meiner Anfrage erwähnt wurden, übergeht sie. In Bayern stiegen die Ausgaben für Microsoft-Lizenzen von 2020 bis 2025 von rund 30 auf knapp 49 Millionen Euro, ein Plus von mehr als 60 Prozent. Das dortige Digitalministerium weist darauf hin, dass auch mehr Beschäftigte, Neulizenzierungen und Sicherheitsanforderungen die Kosten in die Höhe treiben (Bayerische Staatszeitung). Bundesbehörden planen wegen der Microsoft-Preiserhöhungen mehr Geld ein, die Schätzungen reichen bis zu 40 Prozent Mehrausgaben (Golem).

Die Stadt verweist auf eine „überschlägige“ Betrachtung über fünf statt der erfragten zehn Jahre. Verglichen hat sie Microsoft 365 E5, das teuerste Lizenzpaket, mit einer nicht näher genannten Open-Source-Alternative, die dessen Sicherheitsniveau nachbauen soll. Das Ergebnis lautet „keine wesentliche Kostenersparnis“. Anders gesagt: Sind beide Wege ungefähr gleich teuer, spricht das Geld nicht gegen Open Source. Dann sollten doch eigentlich Preisrisiko, die Abhängigkeit von einem Anbieter und die Frage, wie viel Geld in der Region bleibt, entscheiden.

Auch bei Microsoft 365 ließen sich Einführung, Betrieb und Schulung an Firmen vor Ort vergeben, so die Stadt. Das stimmt, geht aber an meiner Frage vorbei: Wo wäre der Anteil größer? Ob sie den Auftrag so zuschneidet, dass auch kleine Firmen mitbieten können, bleibt ebenso offen. In ihren Angaben zu den Kosten räumt sie selbst ein, dass bei Open Source viel Geld in Personal, Infrastruktur, Betrieb und externe Dienstleistungen fließt. Das ist der Teil, den man in Darmstadt und Umgebung vergeben könnte. In der Antwort zur Standortförderung wirkt es, als gäbe es keinen Unterschied.

Und ja, Microsoft zahlt in der EU Steuern, wie im Antwortschreiben bemerkt wird. Aber dieser Hinweis ist eine Nebelkerze, denn seit Jahren wird die Steuerpraxis von Microsoft und anderen Tech-Konzernen heftig kritisiert. Der größte Teil der Steuern bleibt gerade nicht in Deutschland. Nach Microsofts erstem Steuerbericht für die EU waren es im Geschäftsjahr 2025 rund 6,3 Milliarden Dollar Steuern auf Unternehmensgewinne (Körperschaftsteuer), davon 5,6 Milliarden in Irland. Auf Deutschland entfielen 174 Millionen Dollar, bei 11,7 Milliarden Dollar Umsatz (heise online).

Drum prüfe, wer sich ewig bindet

Noch eine Anmerkung zum allgegenwärtigen Thema Künstliche Intelligenz: Der Einsatz von Microsoft Copilot ist laut Schreiben „kurzfristig nicht geplant“. Kurzfristig heißt nicht nie. Microsoft baut derweil, wie allenthalben nachzulesen ist, den KI-Assistenten Schritt für Schritt tiefer in seine Office-Programme ein, und wer seine Abläufe in Microsoft 365 abbildet, kommt kaum davon los. Auch die Kopplung von Microsoft 365 E5 mit der Azure-Cloud von Microsoft ist ein potenziell neuralgischer Punkt. Einen Ausstiegsplan nennt die Stadt nicht, nur den Vorsatz, Abhängigkeiten früh zu berücksichtigen.

Zu den Entscheidungen Schleswig-Holstein, Bayern und dem Beschluss der Ministerpräsidentenkonferenz nimmt sie nicht Stellung. Dieser Beschluss verlangt, dass bis März 2027 digital souveräne Alternativen an Behördenarbeitsplätzen bereitstehen. Bayern hat die Verhandlungen über einen neuen Microsoft-Rahmenvertrag unterdessen vorerst gestoppt (heise online).

Ehrlicher wäre gewesen: keine Zeit, nicht zugetraut

Entscheidend bleibt für mich, dass man sich sehenden Auges in eine neue Abhängigkeit begibt, aus der man so schnell nicht wieder herauskommt – wenn überhaupt. Die Stadt belegt nicht wirklich, dass Alternativen wie gerade openDesk ernsthaft geprüft und bewertet wurden. Auch scheint es mir, dass mehr Geld in Deutschland und in Darmstadt und Umgebung geblieben wäre, wenn man den Open-Source-basierten Weg gegangen wäre. Bei einem für 2027 absehbaren Defizit von 110 Millionen Euro im Haushalt (Frankfurter Rundschau) sollte man auch an diesen Aspekt denken. Stattdessen zahlt man Lizenzgebühren an Microsoft, deren Höhe die Stadt nicht nennt – an einen Konzern, der fast 90 Prozent seiner EU-Steuern in Irland zahlt. Für mich sehr schwer zu verstehen. Die Stadt stellt ihre Entscheidung als Ergebnis einer Evaluation mit einer „überschlägigen“ Gesamtkostenrechnung dar. Ich habe starke Zweifel an der Sinnhaftigkeit.

Schauen wir zurück in den Sommer 2026. Nach vier Tagen ohne Mail wird schnell gehandelt, weil Druck auf dem Kessel ist. Das kann ich nachvollziehen. Doch warum wird nicht klar kommuniziert: Wir hatten nach dem Ausfall keine Zeit zu verlieren und müssen die Einführung von Microsoft beschleunigen. Oder: Wir haben uns die Umstellung auf eine Microsoft-Alternative nicht zugetraut und sind den sicheren Weg gegangen. Uns fehlen einfach Personal und Knowhow, den Open Source-Pfad zu beschreiten. Wer in der IT-Branche unterwegs ist, kennt diesen Satz: Für eine Entscheidung pro Microsoft (IBM oder SAP) wird niemand gefeuert oder abgewählt. Berichte suggerieren auch, dass Oberbürgermeister Hanno Benz nach dem E-Mail-Ausfall der Kragen geplatzt ist und er entschieden hat, unverzüglich zu handeln, personell und bei der Beschleunigung der Einführung (Frankfurter Rundschau). Auch das wäre zu verstehen.

Diese Antworten könnte ich respektieren, auch wenn ich sie für inhaltlich und politisch falsch, fragwürdig, vielleicht spgar fahrlässig halte. Darmstadt nennt sich Digitalstadt. Digitale Souveränität entscheidet sich auch darin, welche Software eine Stadt wo einkauft. Die Stadt hat sich gegen die deutsche und europäische Alternative entschieden. Das ist meiner Meinung nach fatal.

Zur Sprache der Politik und Verwaltung

Ein abschließender Kommentar: Mir ist einmal mehr die Sprache aufgefallen, mit der man versucht, politische Entscheidungen zu erklären. Etwas ist „grundsätzlich interessant“, man „verfolgt aufmerksam“, „einen erheblichen Teil Wertschöpfung in der Region halten“, „keine erhebliche finanzielle Ersparnis“ … Die Liste lässt sich fortsetzen. Mich schrecken diese floskelhaften Formulierungen ab. Es wird einfach kein Klartext geredet wie: „Unsere E-Mail stand. Wir mussten schnell und risikobewusst handeln. Also haben wir unsere schon getroffene Entscheidung für Microsoft beschleunigt.“ Nochmals: Ich halte diese Entscheidung für falsch, aber ich würde eine solche Art der direkten und ehrlichen Kommunikation gerade in diesen Zeiten, wo unsere Demokratie bedroht ist, begrüßen. Wahrscheinlich nicht nur ich.

Quellen & Leseempfehlungen

Fediverse-Reaktionen

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Stefan Pfeiffer

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Comments

Eine Antwort zu „Darmstadt wählt den vermeintlich sicheren Weg: Microsoft statt deutscher Lösung“

  1. pjotrsagt

    Wieso sollte man ändern was in der deutschen Politik seit jeher Usus ist: man vertritt nicht deutsche sondern amerikanische Interessen. Wenn schon der Bundeskanzler mit der US Waffenlobby eng befreundet ist….

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