Herausforderung Mehrgenerationen-Arbeitsplatz? #9vor9

In einer aktuellen Folge des Podcasts #9vor9 besprechen Lars und Stefan ich das Thema Generationenkonflikte im digitalen Arbeitsumfeld. Die Diskussion angestoßen hat eine Studie der The Adaptivist Group Digital Etiquette: Mind the generational gap, die 4.000 Knowledge Worker in Großbritannien, USA, Kanada, Australien und Deutschland zur Nutzung digitaler Tools und den daraus resultierenden Herausforderungen am Arbeitsplatz befragt hat.

Hier sind einige der Diskussionspunkte und „Findings der Studie“ zusammengefasst. Doch zuvor einen. Anmerkung: Wahrscheinlich muss man mit Stereotypen und Mustern arbeiten, aber die auch in der Studie vorgenommene Typisierung in die Baby Boomer, die „Bossy, disciplined, slow, and forgetful technophobes“ sein sollen und die Generation Z, die „Easily distracted, poor attention to detail, and lazy—but sociable and highly tech-savvy“ sei, ist mir oft zu kurz gesprungen. Da gibt es natürlich solche und solche in allen „Generationen“.

Generationenunterschiede und Nutzung digitaler Tools

Die Studie zeigt, dass ältere und jüngere Generationen unterschiedlich mit digitalen Tools umgehen, was zu Missverständnissen und Konflikten führen kann. Das fängt mit Generations-geprägter Sprache an, geht über die Nutzung von Emojis, die Erwartungen an die Reaktionszeiten bis zur Ansprache und den „korrekten“ Umgangston. All das sind Ursachen für Probleme. Lars hat beispielsweise aus der Praxis berichtet, dass Emojis, insbesondere der Zwinker-Smiley, wohl unterschiedlich verstanden und durchaus als passiv-aggressiv empfunden werden.

Reaktionszeiten

Ein weiteres Thema ist die Erwartung, wie schnell auf eine Nachricht geantwortet werden soll. Viele gehen davon aus, dass quasi sofort erwidert wird und die Sender sind oft frustriert, wenn die Reaktionszeit nicht den Erwartungen entspricht. Doch das ist nun wahrlich kein neues Phänomen und kein Phänomen der „Real Time Messenger“ Teams oder Slack. Ich erinnere mich noch sehr genau an eine Kollegin, die eine E-Mail schickte und innerhalb von 5 Minuten anrief, wenn man nicht geantwortet hatte. Ihr brannte dann der Inhalt der Mail dermaßen unter den Nägeln, dass sie keine Ruhe gab.

Man hat es zu Hochzeiten der E-Mail nicht aus den Leuten raus bekommen und nun erst recht nicht in Zeiten der „Real Time Communication“. Die Erwartungshaltung ist nur allzu oft, dass man bei einer Nachricht über Teams oder Slack sofort eine Antwort erhält. Man schreibt ja schließlich eine Message und keine E-Mail und dann haben die Antwortenden sofort gefälligst zu spuren. Jawolll!

Hier ist ganz sicher immer wieder Aufklärungsarbeit notwendig. Klar kommunizierte Vereinbarungen über Antwortzeiten und der sinnvolle Einsatz von Statusmeldungen in Kommunikations-Tools wie Slack und Teams können dabei helfen, wenn sich die Kolleginnen und Kollegen daran orientieren. Wenn …

Ablenkungen durch digitale Tools

Ein anderer Aspekt der Kommunikation ist die laufende Ablenkung. Der ständige Zugriff auf digitale Kommunikationsmittel am Arbeitsplatzrechner und vor allem auch auf dem Smart Phone führt zu kontinuierlichen Ablenkungen, was die Konzentration am Arbeitsplatz (und in Videokonferenzen und Meetings) beeinträchtigen kann. Deshalb ist es wichtig, sich bewusst Zeiten für konzentriertes Arbeiten ohne Störungen zu nehmen, das Handy weg zu legen und die Benachrichtigungen – besonders die Töne, aber auch die PopUp-Messages – auszuschalten.

Ich habe hier im Nachgang zum Podcast im Blog gesucht und einige ziemlich olle Texte dazu gefunden: Digitale Störenfriede unterbrechen die Arbeit – und es kommt noch schlimmer … vom 22. März 2009: „Moderne Technologien sind nicht per se schlecht. Sie werden oft nur “falsch” benutzt. Das Bewusstsein, welches Werkzeug ich wann einsetze, und die Kommunikationsetikette sind nötig“.

E-Mail bleibt wichtig

Immer mehr Informationen, immer mehr Kanäle – Zeit für mehr Orientierung, schrieb ich 2016, mit einer riesigen Erwartungshaltung an KI, die damals nicht erfüllt werden konnte: „Wir haben am digitalen Arbeitsplatz immer mehr Tools und Kanäle geschaffen und kriegen das nicht mehr zusammen. Der kleinste gemeinsame Nenner gerade in Unternehmen ist dann immer noch die E-Mail, denn jeder hat noch immer eine E-Mail-Adresse.“ Und was ist ein Ergebnis der Umfrage der aktuellen The Adaptivist Group: Trotz vieler neuerer Kommunikationsmittel bleibt die E-Mail ein wichtiges Werkzeug, insbesondere da sie als universelles Kommunikationsmittel jeden erreicht, unabhängig von der verwendeten Plattform. Aber wie schon oft betont, erfordert auch die E-Mail-Nutzung Regeln und Disziplin, um effizient zu bleiben.

Digitale Etikette und Selbstdisziplin

Lars ruft nach der Kommunikationsetikette! Für eine erfolgreiche Implementierung empfehle es sich, diese Regeln und Etikette im gesamten Team zu kommunizieren und kontinuierlich anzupassen, um den wechselnden Anforderungen gerecht zu werden. Diese Etikette solle die Nutzung der verschiedenen Tools und die Erwartungen an Kommunikation und Reaktionszeiten klar definieren. Ich gebe zu, dass ich just in diesem Moment grinsen musste, denn das Thema hat echt einen Bart – und was für einen.

Wir brauchen „weniger Kommunikationswahnsinn“ und müsse den „Versuch, einige Regeln für E-Mail (und andere Kanäle) aufzustellen“ wagen – ein Text vom 11. Mai 2015, noch ohne Emojis, aber sonst …

Kommunikation, nicht nur E-Mail-Kommunikation muss endlich einfacher werden. Dabei kann Technik unterstützen und dies ist auch nach 20 Jahren Innovationsstillstand beim Thema E-Mail überfällig. Daneben braucht es aber auch persönliche Verhaltensweisen und einen Kommunikationskodex in Unternehmen, um den Herausforderungen und dem Stress in einer Mulitkanal- und Multitasking-Welt zu begegnen.

Weniger Kommunikationswahnsinn: Ein Versuch, einige Regeln für E-Mail (und andere Kanäle) aufzustellen – StefanPfeiffer.Blog

Ich stelle damals einige Empfehlungen und Regeln auf – mit starkem Fokus auf E-Mail. Aber diese Regeln sind leicht anpassbar und erweiterbar. Vielleicht nehme ich mich des Beitrags mal an und aktualisiere ihn. Machste mit, lieber Lars?

P.S. Die Umfrage geht auch auf das Thema Künstliche Intelligenz ein und wie sie die Generationen nutzen. Das haben wir uns in dieser Diskussion gespart.

Bossy, diszipliniert, auch ein bisschen vergesslich und technophobisch

Und hier der Link zum Podcast, in dessen Einleitungstext mich der Lars outet. Das trifft mich schon sehr emotional:

139: Über Generationenkonflikte am digitalen Arbeitsplatz – #9vor9 – Die Digitalthemen der Woche

Stefan ist bossy, diszipliniert, langsam und ein vergesslicher Technophobiker. Und Lars ist ebenfalls bossy, aber effizient, organisiert, hat eine starke Arbeitsmoral und ist gesellig. So steht es zumindest über unsere jeweiligen Generationen in der Studie "Digital Etiquette: Mind the generational gap" der Adaptavist Group. Diese Organisation hat Wissensarbeitende in Deutschland befragt, wie sie digital zusammenarbeiten und herausgekommen sind Generationenkonflikte. Wir sprechen in dieser Woche über die Ergebnisse dieser Studie und über unsere eigenen Erfahrungen am Arbeitsplatz.

Und natürlich wieder ein Grafik von ideogram.ai. Der Magic Prompt lautet: A thought-provoking cinematic illustration of a diverse office scene, showcasing four generations of workers. Generation Z is immersed in a virtual reality world, interacting with AI and using ChatGPT. Millennials are engaged with a tablet and smartphone, multitasking and socializing. Generation X is focused on their notebook or MacBook, typing away in a professional manner. The Baby Boomer is on a traditional landline phone, seemingly disconnected from the modern technology surrounding them. The background features a striking banner that reads „Mind the Generational Gap,“ highlighting the challenges and disconnect between these diverse age groups. The overall atmosphere of the image is intense and eye-catching, drawing attention to the generational divide in today’s rapidly changing work environment., cinematic, 3d render, poster, photo, illustration