Digitale Störenfriede unterbrechen die Arbeit – und es kommt noch schlimmer …

Sascha Alexander hat in der aktuellen Computerwoche 9/09 in der aktuellen Computerwoche 9/09 zwei sehr interessante Artikel über E-Müll und den Umgang mit E-Mails geschrieben. Demzufolge wird der moderne Knowledge Worker oder Informationsarbeiter durchschnittlich alle 11 Minuten in seiner Arbeit unterbrochen. E-Mails sind ein Grund. Doch es wird noch schlimmer kommen: Instant Messaging, Twitter, RSS-Feeds tragen als Störenfriede zu diesen Unterbrechungen bei.

Gerade Instant Messaging hat das Potential, latent zu stören

Gerade Instant Messaging – und ich spreche aus Erfahrung – hat das Potential, latent zu stören. Besser, diejenigen, die Instant Messaging benutzen, können bei der Arbeit stören. Trotzdem mein Status auf “Ich bin in einem Meeting” steht, werde ich in der Sitzung angechattet, möglichst noch, wenn ich gerade präsentiere, so dass die Chatnachricht mitten in die Präsentation platzt. Gut, ich hätte natürlich meinen Status auf “STOP – Bitte nicht stören” setzen können, aber der automatische Statuswechsel von Lotus Notes und Sametime ist zu komfortabel. Es wird erkannt, ob in meinem Kalender ein Meeting steht und der Status entsprechend gesetzt.

Und hier – bei der “Störung” durch Chat – sind wir schon beim Punkt. Wir brauchen nicht nur eine E-Mail-Etikette. Wir brauchen unterdessen eine Kommunikationsetikette in der Benutzung elektronischer Kommunikationstools. Wir brauchen ein Bewusstsein und die Disziplin, welches Medium ich wann, wie und warum einsetze. Nicht die Kommunikationsmittel sind das Übel, der fälschliche Umgang mit ihnen ist das Problem.

Nicht die Kommunikationsmittel sind das Übel, der fälschliche Umgang mit ihnen ist das Problem

Die modernen Werkzeuge können natürlich dabei helfen, effizienter zu kommunizieren, Prozesse schneller abzuarbeiten und auch Kosten zu sparen. Instant Messaging wird – wie damals E-Mail – nicht aufzuhalten sein, auch in der professionellen Nutzung im und zwischen Unternehmen. Und seien wir ehrlich: Natürlich hat auch E-Mail bei aller Überflutung durch elektronische Nachrichten enormen Nutzen gestiftet. Ich möchte nicht darauf verzichten. Und ich möchte auch nicht mehr auf Instant Messaging mit Sametime vermissen, denn ich kann Fragen schnell und effizient klären. In der IBM und auch mit Partnern. Ja, ich bin manchmal unterbrochen und gestört, aber insgesamt überwiegt der Nutzen von Instant Messaging deutlich.

Die Technik wird weiter voranschreiten und neben allem “Übel” auch weiteren Nutzen stiften. Mit Spannung warte ich auf die Einführung von Unified Communication und Collaboration (UCC). Kennen Sie das Problem? Sie sind in einem Telefonat auf Ihrer Festnetznummer und Sie sehen, wie ein Kollege Sie anruft. Natürlich können Sie nicht ans Telefon gehen. Was passiert? 30 Sekunden später klingelt das Mobiltelefon und wer ruft an: der liebe Kollege.

Ein enormer Vorteil von UCC wird sein, dass ich meine Kommunikationskanäle und insbesondere Telefonnummern selbst steuern kann. Ich bin über eine Nummer erreichbar. Hinter dieser einheitlichen Nummer stehen meine “wirklichen” Nummern, meine Festnetznummer, meine Mobilnummer, meine Privatnummer oder die Nummer des Hotelzimmers, in dem ich gerade weile. Durch UCC wird der Ruf an die Nummer geleitet, auf der ich gerade erreichbar sein will. Und wenn ich besetzt bin, geht es auf meine Mobilbox.

Technologie kann also durchaus Vorteile bringen.

• E-Mail macht als unkomplizierter elektronischer Brief Sinn.
• Instant Messaging ist eine hervorragende Möglichkeit, Fragen schnell und effizient zu klären.
• Unified Communicattion und Collaboration (UCC) wird insbesondere meine Telefonie effizienter gestalten.
• Online Meetings – auch gerade Ad-hoc – können dabei helfen, Fragen schnell auszudiskutieren.
• Blogs sind dazu da, Informationen zu posten, die abgerufen und kommentiert werden können.
• Wikis sind die gemeinsame Wissensbasis zu einem Thema, an dem alle mitarbeiten.
• RSS Feeds bieten die Möglichkeit, Informationen, die ich “haben” will, zu abonnieren: den Nachrichten-Feed, den Blog, das Dokument und vieles mehr. Und RSS Feeds bieten noch deutlich mehr.
• Twitter kann dabei helfen, der “Welt” mitzuteilen, wo ich gerade bin, und ist ein Marketinginstrument.

Das Bewusstsein, welches Werkzeug ich wann einsetze, und die Kommunikationsetikette sind nötig

Ich könnte die Liste verlängern. Im Kern bleibt: Technologie muss bewusst eingesetzt werden, gerade in der Kommunikation. Moderne Technologien sind nicht per se schlecht. Sie werden oft nur “falsch” benutzt”. Das Bewusstsein, welches Werkzeug ich wann einsetze, und die Kommunikationsetikette sind nötig.