Vom E-Mail Infarkt hin zu smarterer Arbeit in Netzwerken

In der Wirtschaftswoche hat Sebastian Matthes einen Artikel zum Kampf gegen den Mail-Infarkt veröffentlicht. Anlaß war ein angekündigtes Feature von Gmail. Das ist Anlaß genug, einen Kommentar auf www.wiwo.de abzugeben, und hier ausführlicher Stellung zu nehmen.

Dass Büromenschen – wie beschrieben – unter der E-Mail Flut leiden, ist nicht neu. Das Thema beschäftigt uns in der IBM unter ganz verschiedenen Gesichtspunkten sehr intensiv. Mein Kollege Luis Suarez beispielsweise postuliert ein Leben jenseits des E-Mail Posteingangs und verlagert seine Arbeit auf neue soziale Plattformen, in Blogs, Wikis und soziale Netzwerke. Mit seinen Erfahrungen erfährt er weltweit auch in der Wirtschaftspresse Aufmerksamkeit.

Auch das aufgeführte Google-Beispiel ist nicht neu. Das ist eine Lösung, die Lotus Notes in ähnlicher Form bereits seit mehr als einem Jahrzehnt zur Verfügung steht, wie Ed Brill korrekterweise bemerkt. So verfügt Lotus Notes einige der Features, die Google in seiner neuen Meldung ankündigt, wie unter anderem das Ordnen von Mails nach Priorität. Doch natürlich sind wir nicht stehen geblieben, sondern schon einige Schritte weiter.

Unter dem Codenamen Project Vulcan gehen wir den Arbeitsplatz der Zukunft an. Laut Gartner hat dies das Potenzial, einen Paradigmenwechsel einzuleiten. Zwei Funktionsbereiche sind für Project Vulcan aus meiner Sicht besonders wichtig: Zum werden in Vulcan alle Informationen in einem universellen Posteingang konsolidiert und gewichtet. Im Posteingang kommen also nicht mehr nur E-Mails an, sondern beispielsweise die Rechnungsprüfung aus SAP, der Urlaubsantrag aus dem HR System, Nachrichten aus RSS-Nachrichtenfeeds, für den Benutzer relevante Neuheiten und Informationen aus allen wichtigen Kommunikationskanälen des Unternehmens.Die eingehenden Informationen können dann direkt in dem Posteingang bearbeitet werden, ohne wie bisher in das andere Programm wechseln zu müssen. Die aus SAP kommende Rechnung wird als beispielsweise direkt in Vulcan genehmigt oder abgelehnt.

Daneben werden die Informationen auch in Kontext gesetzt. Wenn sich also eine Nachricht um das Thema E-Mail-Flut dreht, blendet Vulkan dazu passende Nachrichten ebenso ein wie relevante Experten zum Thema. Luis Suarez würde also in meinem Beispiel mit seinen Kontaktinformationen erscheinen und ich könnte ihn direkt anchatten, so er online wäre. Durch solch intelligente Mechanismen und Filter soll die Arbeit erleichtert, verbessert und unterstützt werden.

Hinzu kommen die Mechanismen, die wir aus dem sogenannten Web 2.0 kennen: Soziale Netzwerke, Möglichkeiten der Real-Time-Kommunikation, Blogs, Wikis u.a. unterstützen die tägliche Arbeit. Und dies ist extrem wichtig, denn – und da hat Luis Suarez Recht – die Art zu arbeiten, wandelt sich von einer Datei-, Dokument- und E-Mail-orientierten Weise immer mehr zu einer personenzentrierten Arbeit in Netzwerken, wie wir sie eben aus dem Web 2.0, von Facebook, Twitter und ähnlichen Werkzeugen her kennen.

Und genau darin unterscheidet sich der Ansatz der IBM deutlich von dem des genannten Marktbegleiters, der immer noch am Dokument und der Datei klebt. Ein erster Blick auf Project Vulcan soll noch in diesem Jahr Entwicklern zur Evaluierung, Kommentierung und Weiterentwicklung über die IBM Cloud-Plattform LotusLive zur Verfügung gestellt werden. Unter LotusLive Labs geben wir dort nicht nur bezüglich Vulcan Einblick in Entwicklungen, die uns derzeit um „smarteres Arbeiten“ umtreiben.