E-Mail lieben lernen? Ja, aber wir brauchen mehr für die Zusammenarbeit. Und ich rede nicht von weiteren, neuen Werkzeugen

Die unendliche Geschichte oder mal wieder das Thema E-Mail: Diesmal greift es Hannes Schrader auf Zeit Online auf … und singt im Grund genommen ein Loblied. E-Mail sei einer der besten Dinge, die uns passiert seien. E-Mail laufe überall, auf Computer, Smartphone, Tablet, Fernseher, ja bald Kühlschrank, man brauche keine spezielle App dazu (stimmt im beruflichen Umfeld nicht) und E-Mail sei immer „up and running“.

Auch das Thema Datenskandale und -diebstahl führt er an. Auch hier zucke ich ein wenig zurück, wenn ich an die Phishng Mails und andere Versuche denke, die Sicherheit zu unterlaufen.

Doch ja, E-Mail ist der kleinste oder größte gemeinsame Nenner. Es gibt Standardprotokolle und Gateways, wie man Nachrichten untereinander austauschen kann. Da ist man viel weiter als im Bereich Messenger, wo jeder seine eigene Suppe kocht und bewusst seinen eigenen „Wallet Garden“ kultiviert, denn jeder Anbieter will ja die Kunden in seine App, auf seine Plattform treiben. Also hat man privat Messenger wie WhatsApp („the Evil“), iMessage, Signal (besser) oder Threema (auch gut). Im Beruf kommen im Beruf dann noch Slack oder Microsoft Teams hinzu.

Bewohner eines kleinen gallischen Dorfes versuchen, Interoperabilität zwischen Messengern herzustellen, gar aufbauend auf einem Standard-E-Mail-Protokoll. Rafael Laguna von Open XChange will das Internet Message Access Protocol (IMAP) so aufbohren, so dass darüber auch Chats abgewickelt werden könnten. Doch wird das Erfolg haben? Sind oben genannte Anbieter von Messengern wirklich daran interessiert, dass eine Nachricht aus WhatsApp in Signal empfangen werden kann?

Doch nicht nur in Messengern, auch soziale Netzwerke haben ihr eigenens Nachrichtensystem, das nicht nach außen kommuniziert: Facebook, Xing, LinkedIn, Instagram … Jedes System kultiviert seinen eigenen Posteingang, denn die jeweiligen Anbieter wollen ihre Kunden in ihrer App halten. Und oft gibt es dafür natürlich monetäre Gründe.

Die Diskussion ist nicht neu, hier im Blog und in vielen meiner alten Artikel. Postuliert man weiter an das Ende von E-Mail oder hätte man Mail nicht konsequent weiterentwickeln sollen?  Aber gab es das nicht mal einen vielversprechenden Ansatz? Dunkel erinnere mich an sogenannte Groupware, die Apps zur Zusammenarbeit ermöglichte, aber im Keren auch E-Mail- und Kalenderfunktionen hatte.

Aber „die Jungen“ wollen ja nicht mehr mailen. Sagt man. Deshalb ja Messenger. Aber machen WhatsApp, Slack, Teams und Co. alles nur noch schlimmer? Ganz sicher haben wir heute keinen Mangel an Werkzeugen, über die wir zusammenarbeiten und kommunizieren: Telefon, Videokonferenzen, Dokumentenablagen, Wikis, Communities, Messenger, Projektmanagement-Tools, E-Mail, interne und externe soziale Netzwerke. Überall macht es Ping und es blenden sich Benachrichtigungsfenster ein.

Ich habe es in den letzten Jahren selbst erlebt, wie immer mehr Werkzeuge hinzugekommen sind und ein Ende ist nicht abzusehen: Begonnen haben wir mit E-Mail, Chatten und einem sozialen Netzwerk, über das man auch Dateien teilen kann. Plötzlich musste eine weitere Dokumentenablage hinzukommen. Und Instant Messaging genügte nicht. Ein Messenger wurde zusätzlich eingeführt. Zeitweise waren drei Videokonferenzsysteme im Einsatz. Und dann kommen noch moderne Werkzeuge zum Aufgaben- und Projektmanagement hinzu.

Ist die Welt besser geworden? Sind wir innovativer und schneller? Oder perfektionieren wir nur das Chaos. Welche/r Kollege/in weiß noch, welcher Kanal  und welches Tool noch was für was genutzt werden soll. Wo sollen wir nochmals Informationen und Dokumente gemeinsam bearbeiten und teilen. Und dann kommen ja noch lieb gewonnene Gewohnheit und eigene Präferenzen hinzu. Noch immer teilen viele Mitarbeiter/innen Dokumente am liebsten als Dateianhang in der E-Mail, egal ob 50 MB verschickt werden.

Und um auch nochmals klar Stellung zu beziehen: E-Mail ist wichtig und ein guter Standard. Aber E-Mail ist nicht genug. Gerade im Beruf und in Unternehmen. Wir müssen in vielen Bereichen raus dem persönlichen Posteingang, müssen Informationen, Dokumente, Wissen teilen, Projekte gemeinsam bearbeiten und auch manchmal in Echtzeit per Text, Sprache oder Video kommunizieren. Aus rein fachlichen Gründen und auch um auf Kommunikationspräferenzen der jungen Generation einzugehen.  Offene Standards wie den oben von Rafael Laguna propagierten „Chat over IMAP“ haben meine Sympathie und verdienen Unterstützung – eigentlich gerade auch von der EU und der öffentlichen Hand. Da sind wir wieder beim Thema Staat oder EU als Plattformbetreiber.

Doch daneben müssen wir unser Hirn einschalten, uns disziplinieren und mit Methode arbeiten: „Öffnen Sie Ihr Mailprogramm nur dreimal am Tag. Einmal morgens, einmal mittags und einmal abends, kurz vor Feierabend,“, schreibt Hannes Schrader. Im Prinzip hat er Recht, besonders im beruflichen Umfeld. Und gerade auch dort sollten wir, sollte die Unternehmensführung feste Regeln festlegen und leben – ja auch sanktionieren. Welches Werkzeug benutze ich für welchen Zweck? Was sind die vereinbarten Verhaltensregeln und Erwartungshaltungen im Unternehmen. Ein neues Tool, einer neuer Kanal, ein neues Ping-Ping, ein neues Benachrichtigungsfenster wird das Kommunikationschaos nicht lösen und auch nicht zu besserer Zusammenarbeit führen.

(Stefan Pfeiffer)

Bild von S. Hermann & F. Richter auf Pixabay

 

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