In unserem Podcast #9vor9 dreht sich diesmal alles um ein Kommunikationstool, das schon lange aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken ist: die E-Mail. Anlass ist der 40. Geburtstag der E-Mail in Deutschland, um über die Geschichte, Bedeutung und Zukunft dieses Mediums zu sprechen.
Ein bisschen Nostalgie gehört bei einem älteren Mann und einem im besten Alter dazu. Ich erinnere mich an seine erste E-Mail-Adresse bei AOL oder Compuserve, an die Werbung mit Boris Becker und das Knacken des Modems, wenn man damals von daheim seine Mails abgeholt hat. Lars ist mit einer Gmx-Adresse hatte, die er vor allem während seiner Uni-Zeit im Ausland nutzte. Und damals habe ich auch erstmals den berühmten Klammeraffen, den @, kennengelernt, der in diesem Zusammenhang mit erfunden wurde.
Boris Beckers Werbekampagne für AOL aus dem Jahr 1999 ist vor allem wegen ihres Slogans „Ich bin drin“ in Erinnerung geblieben. Diese Kampagne markierte einen Kultmoment in der deutschen Werbe- und Internetkultur, da sie viele Menschen mit dem Konzept des Online-Seins vertraut machte.
Damals war die E-Mail-Technologie noch weit entfernt von dem Standard, den wir heute kennen. Unterschiedliche Protokolle machten den Austausch von Mails kompliziert. Zu Beginn brauchte es sogenannte Gateways, um Nachrichten zwischen verschiedenen E-Mail-Plattformen wie cc:mail und Microsoft Mail auszutauschen. E-Mail war erst einmal ein Tool vor allem für Nerds, IT-Experten und Wissenschaftler.
Standardprotokoll SMTP – von allen akzeptiert
Der wirkliche Durchbruch und bis heute Erfolgsgeheimnis war dann die Standardisierung auf das SMTP-Protokolls. Diese Vereinheitlichung machte es möglich, dass E-Mail-Provider weltweit miteinander kommunizieren konnten – der entscheidende Durchbruch für die weltweite Verbreitung und noch heute Erfolgsgarant für E-mail. E-Mail ist nicht totzukriegen, was vor allem an dieser Interoperabilität liegt, während andere Kommunikationsplattformen oft nur innerhalb ihrer eigenen Systeme funktionieren – oder eben wieder Gateways brauchen.
Laut einer Umfrage des ECO-Verbands nutzen knapp zwei Drittel der Deutschen regelmäßig E-Mails bei der Arbeit. Trotzdem gibt es deutliche Unterschiede: Während für Lars und einige andere Slack oder Microsoft Teams mittlerweile die Haupt-Kommunikationstools sind, bleibt die E-Mail für viele weiterhin unverzichtbar. Alte Gewohnheiten sind nur schwer abzulegen sind. Die E-Mail hat sich tief in den Arbeitsalltag integriert, und so wird sie wohl auch in Zukunft eine zentrale Rolle spielen, auch wenn schon vor Jahren über E-Mail-Plage E-Mail-Flut und „Death by E-Mail“ gesprochen wird.
Leben „Outside the Inbox“ für die meisten undenkbar
Gerne erinnere ich mich an die Zeiten mit meinem damaligen Kollegen Luis Suarez, der ein Leben außerhalb des E-Mail-Posteingangs postulierte. Wir warben damals massiv für Kollaborationswerkzeuge wie Lotus Connections, die das Teilen von Wissen und Dateien deutlich vereinfachen konnte. Doch seien wir ehrlich: So richtig durchgesetzt haben sich die Tools nicht. Noch heute werden Dateianhänge verschickt, nicht mehr nur in E-Mail, sondern auch in den genannten Messengern, obwohl die Unternehmen OneDrive und SharePoint (oder andere Werkzeuge) im Einsatz haben. Mein damaliges Lamentieren und ständiges Werben für Dokumentenmanagement und Collaboration haben leider vergleichsweise wenig gebracht.
Daneben ist das Thema Sicherheit ein Dauerbrenner: Spam und Phishing sind nach wie vor große Probleme, die trotz aller Fortschritte in der E-Mail-Sicherheit immer wieder zu Datenlecks und -verlusten führen. Das Spam-Aufkommen in Deutschland hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Während 2015 noch durchschnittlich 105,9 Millionen Spam-Mails pro Tag erkannt wurden, hat sich diese Zahl seitdem wohl mehr als verdoppelt. Der Anteil von Spam am gesamten E-Mail-Verkehr weltweit lag im Dezember 2023 bei 46,8%. Die Anzahl schädlicher Links in Spam-Mails ist stark gestiegen. Phishing-Mails sind nach wie vor eine häufige Methode, um an persönliche Informationen und Passwörter zu gelangen. Am Beispiel Spam und Phishing lässt sich auch sehr gut Fluch und Segen von Künstlicher Intelligenz verdeutlichen.
Spam bezeichnet unerwünschte, häufig massenhaft versendete elektronische Nachrichten, meist in Form von E-Mails, die Werbung, betrügerische Angebote oder schädliche Inhalte enthalten.
Phishing per E-Mail ist eine betrügerische Methode, bei der Angreifer gefälschte Nachrichten versenden, um Empfänger dazu zu verleiten, sensible Informationen wie Passwörter oder Kreditkartendaten preiszugeben, indem sie sie auf gefälschte Webseiten locken.
Einerseits wird KI genutzt, um Spam- und Phishing-Mails besser abzuwehren, andererseits setzen Kriminelle vermehrt KI-gestützte Werkzeuge ein, um die Abwehrmaßnahmen auszuhebeln. Also nicht nur auf die eingebaute Security der Provider vertrauen. Auch weiterhin solle man sich auch die Webadresse/URL hinter dem Link genau anschauen, bevor man darauf klickt.
Hat sich die E-Mail in den letzten Jahrzehnten verändert – oder eben nicht? Die grundsätzliche Technologie der E-Mail für Anwender ist weitgehend gleich geblieben. Oberfläche, Bedienung und Look-and-Feel von E-Mail-Programmen wie Gmail oder Outlook haben sich im Laufe der Jahre sicher weiter entwickelt, aber wirklich revolutionäre Änderungen hat es aus unserer Sicht nicht gegeben.
Künstliche Intelligenz hält auch in der E-Mail-Inbox Einzug
Hier könnte wieder Künstliche Intelligenz zu deutlicheren Veränderungen führen. Das kann man beispielsweise im Outlook-Klienten von Microsoft sehen, in dem CoPilot als KI integriert ist und neue Funktionalität bietet, beispielsweise eine Zusammenfassung von Mails anbietet. Hier wird es sicher sukzessive weitere Optionen geben. Hoffentlich werden mir KI-basierte Tools mir als E-Mail-Sortierer dabei helfen, E-Mails effizienter zu organisieren, und Lars, dem E-Mail-Sucher, unterstützen, wichtige Nachrichten schneller zu finden.
Trotz der alternativen Kommunikationswege wie Slack oder Microsoft Teams und trotz aller technologischen Weiterentwicklungen sind sich Lars und ich einig: Die E-Mail wird uns wohl noch lange begleiten. Die Standardisierung und die tief verwurzelte Nutzung im Arbeitsalltag machen es unwahrscheinlich, dass sie in absehbarer Zeit von einem anderen Tool abgelöst wird. E-Mail bleibt, trotz aller Herausforderungen und Veränderungen in der digitalen Kommunikation, ein verlässlicher Bestandteil unseres Alltags – und wird es wohl auch noch eine Weile bleiben.
So, jetzt ist aber gut und Schluss. Ich muss dem Lars ja noch dringend unsere Aufnahme als Video- und Audiodatei schicken. Der wartet sicher schon drauf. Na ja. zur Sicherheit kann ich ihm die Dateien auch noch slacken. Der Lars liest ja kaum noch Mails.
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