In der neuesten Folge unseres Podcasts #9vor9 hatten wir die Gelegenheit, tief in die Digitalisierungsstrategie der Wissenschaftsstadt Darmstadt einzutauchen. Zu Gast waren Holger Klötzner, Stadtrat für Digitalisierung und Bildung, sowie sein Kollege Dennis Schwalbach, der als „Kind der Verwaltung“ langjährige Erfahrung in die IT-Projekte der Stadt einbringt.
Gemeinsam haben wir diskutiert, warum Digitalisierung weit mehr ist als nur eine schicke Webseite und wo die echten Hürden im Maschinenraum der Verwaltung liegen. Für mich ein Realitätscheck, nach meinem Beitrag über die Notwendigkeit einer Neuorientierung weg von der Abhängigkeit von Redmond und anderen US-BigTech-Anbietern hin zu unabhängigen deutschen und europäischen Lösungen.
2017 hat die Wissenschaftsstadt Darmstadt den Bitkom-Wettbewerb „Digitale Stadt“ gewonnen. 2021 hatten wir David la Torre von der Digitalstadt Darmstadt bei #9vor9 zu Gast, der über einige innovative Leuchtturmprojekte berichtete. Vor kurzem war Frank Horneff, der Leiter des Amtes für Kommunikation, Pressestelle und Öffentlichkeitsarbeit, zu Gast, und wir haben lokale Kommunikation besprochen.
Der digitale Maschinenraum der Stadt Darmstadt
Nun tauchen wir mit Holger und Dennis sozusagen in den immer digitaler werdenden Maschinenraum der Stadt ab. Schon früh im Gespräch wird klar: Digitalisierung scheitert nicht an Visionen, sondern an Details. An Formularen. An Fachverfahren. Und manchmal ganz banal an einer Unterschriftenmappe. Holger Klötzner hält sie in die Kamera wie ein Requisit aus einer anderen Zeit – und man spürt schon ein wenig Genervtheit. Originalunterschriften, Schriftformerfordernisse, analoge Rundläufe: Das alles existiert nicht, weil die Verwaltung rückständig wäre, sondern weil Recht, Organisation und Technik jahrzehntelang auf Papier ausgerichtet waren. Wer das ändern will, muss mehr tun, als neue Software einzukaufen.
Das Digitale Rathaus als Eingang für Bürgerinnen und Bürgern
Gleichzeitig zeigt das Gespräch, dass sich für die Darmstädter Heiner durchaus schon etwas verändert hat. Das Digitale Rathaus, das Darmstadt 2023 eingeführt hat, ist mehr als ein neues Frontend. Es bündelt Leistungen, macht Formulare auffindbar und bildet heute für viele Menschen den ersten Kontaktpunkt mit der Stadt. Niemand geht mehr bewusst auf eine Startseite, sagt Klötzer – man googelt. Und landet idealerweise dort, wo der Weg zur richtigen Dienstleistung möglichst kurz ist. Das ist kein revolutionärer Gedanke, aber einer, den erstaunlich viele Verwaltungen bis heute nicht konsequent umsetzen.
Herausforderung End-To-End-Digitalisierung
Entscheidend ist allerdings das, was nach dem Klick passiert. Holger und Dennis beschreiben sehr nüchtern, warum halbe Digitalisierung teuer ist: Wenn Online-Anträge intern wieder ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und manuell in Fachverfahren übertragen werden müssen, entsteht kein Effizienzgewinn, sondern Frust. End-to-End-Digitalisierung ist deshalb kein Buzzword, sondern eine Überlebensstrategie – gerade vor dem Hintergrund des demographischen Wandels. Rund 30 Prozent der Beschäftigten werden, so Holger, in den nächsten Jahren ausscheiden. Diese Stellen lassen sich weder nachbesetzen noch „wegdigitalisieren“, wenn Prozesse nicht sauber durchgängig gedacht sind.
Investition in Digitalisierung trotz klammer Finanzen
Auch deshalb hat sich die Stadt Darmstadt trotz klammer Finanzen bewusst dafür entschieden, das Budget für Digitalisierung deutlich zu steigern, während andere Bereiche sparen mussten. Digitalisierung kostet. Nicht einmalig, sondern dauerhaft. Infrastruktur, Sicherheit, Schnittstellen, Schulungen – all das braucht Budgets. Das geschieht, so Holger, weil es für unsere Demokratie notwendig ist. Wenn der Staat nicht mehr funktioniert, leidet das Vertrauen. Und ohne Vertrauen wird es politisch gefährlich.
Spannend – und hochaktuell – ist auch die kommunale Perspektive zum Thema digitale Souveränität. Darmstadt ist, wie fast alle Kommunen, tief in Microsoft-Strukturen verankert. Word, Excel, proprietäre Schnittstellen, Abhängigkeiten von Fachverfahrensherstellern, die bisher nur Microsoft unterstützen. Holger Klötzner macht keinen Hehl daraus: Ein harter Schnitt ist unrealistisch.
Fachverfahren hängen an Microsoft – Handeln notwendig
Ein Beispiel: Die Verwaltungsmitarbeitenden können Dokumente in der Stadt schon länger eingeführte E-Akte direkt mit Microsoft Word bearbeiten. Mit LibreOffice geht das derzeit nicht. Ein Beispiel, wie ein externer Fachverfahrensanbieter den Verwaltungen Microsoft quasi aufoktroyiert. Und auch ein Weckruf für den Bund, das Land und die Kommunen, massiv Druck auf diesen Anbieter auszuüben, sich gegenüber Alternativen möglichst zeitnah zu öffnen.
Trotz solcher realer Hürden hält Holger Nichtstun für fahrlässig. Deshalb arbeitet die Stadt an Backup-Infrastrukturen und an der Fähigkeit, wechseln zu können. Nicht aus Ideologie, sondern aus Risikomanagement. Die Sperrung von Microsoft-Lizenzen beim Internationalen Strafgerichtshof dient auch der Stadt Darmstadt als warnendes Beispiel: Was dort passiert, kann prinzipiell auch anderswo passieren.
Nur gemeinsam geht es: Fachverfahren städteübergreifend standardisieren
Ein weiteres strukturelles Problem, das im Podcast sehr plastisch wird, ist der Hang zu kommunalen Sonderwegen. Die berühmte Hundesteuer wird zum Sinnbild dafür, wie Standardisierung an Detailverliebtheit scheitern kann. Jede Kommune will ihre Besonderheiten abbilden – bis zur Fellfarbe. Effizient ist das nicht. Darmstadt setzt deshalb bewusst auf Kooperation mit anderen Städten und auf gemeinsame Plattformen über kommunale Rechenzentren wie der ekom21. Weniger Insellösungen, mehr geteilte Standards. Das ist sicher kein Verlust kommunaler Autonomie, sondern ihre Voraussetzung im digitalen Zeitalter.
KI: Noch nicht bereit für die kommunale Verwaltung !?
Und natürlich durfte das Thema Künstliche Intelligenz in unserer Diskussion nicht fehlen. Holger schildert sehr anschaulich, wie leicht KI-Systeme überzeugend klingenden Unsinn produzieren. Halluzinierte Best Practices, falsche Fakten, trügerische Effizienz. In einer Verwaltung, die auf Verlässlichkeit angewiesen ist, ist das brandgefährlich. Ohne saubere Datenbasis, ohne standardisierte Prozesse, ohne gemeinsame Anwendungen ist KI seiner Meinung nach kein Turbo, sondern ein Risiko.
Bei aller Zustimmung bin ich mir hier nicht sicher, ob die Kommunen und Verwaltungen nicht in manchen Sachbearbeitungsprozessen künftig auf KI zurückgreifen müssen. Wenn Large Language Models heute beispielsweise in der Lage sind, Steuererklärungen – natürlich auf Basis sauberer Daten und eines verifizierten Modells – selbständig zu bearbeiten, dann sollte so etwas auch in der Verwaltung möglich sein. Wir werden sehen.
In unserem Gespräch hat sich gezeigt, dass Digitalisierung kein Zukunftsprojekt, sondern Vertrauensarbeit im Hier und Jetzt ist – langsam, mühsam, aber real. Die entscheidende Frage ist nicht, wie smart eine Stadt ist, sondern ob ihre Verwaltung funktioniert. Nicht über Leuchttürme und KI-Agenten, sondern über Formulare, Schnittstellen und den Mut zur Standardisierung. Denn dort entscheidet sich, ob Digitalisierung den Alltag wirklich besser macht – oder nur schöner aussieht.
Ziel 2030: Verwaltungsdiensleistungen so einfach wie Online Banking
Darmstadt scheint auf einem guten Weg zu sein, aber die Arbeit an den „Basics“ – der Prozessoptimierung und dem Abbau von Medienbrüchen – ist mühsam und ressourcenintensiv. Holger Klötzner formuliert seine Vision für 2030 klar: durchgängig digitale Verwaltungsdienstleistungen, die so einfach und sicher funktionieren wie das Online-Banking. Dennis Schwalbach schließt sich an. Er will, dass die zu Beginn gezeigte Rundlaufmappe, Symbol papierbasierender Arbeit, bis Ende des Jahrzehnts verschwunden sein sollte. Holger Klötzners Vorstellungen für ein Digitales Darmstadt 2030 können im Detail hier nachgelesen oder als PDF downloaden.
Informationsveranstaltung am 3. März 2026
Wer mehr über die Digitalstrategie der Stadt Darmstadt bis zum Ende des Jahrzehnts erfahren will, kann sich am 3. März 2026 um 18 Uhr bei einer Bürgerinnen- und Bürgerversammlung in der Centralstation in Darmstadt informieren. Ich werde auf jeden Fall vorbeischauen.
Es braucht auch weiter das Bürgercenter
Zum Abschluss – auch unseres Gesprächs bei #9vor9 – mein Appell: Vergesst bei der ganzen Digitalisierung nicht, dass es auch die Schnittstelle Mensch geben muss. Im Darmstädter Luisen Center ist seit einiger Zeit ein Bürgercenter, wo die Leute vorbeigehen können. Ich glaube, dass wir weiterhin beides brauchen werden: komfortable digitale End-to-End-Prozesse und analoge, menschliche Anlaufstellen, wo Bürgerinnen und Bürgern geholfen wird.
Herzlichen Dank an Dennis Schwalbach und Holger Klötzner, dass sie sich für das Gespräch Zeit genommen haben.
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