Statt Facebook für Unternehmen die Produktionsstrasse im Arbeitsalltag

Die Adaption, der Nutzungsgrad von Social Collaboration-Tools ist in vielen Unternehmen eine Herausforderung. Enterprise Social Networks und andere Werkzeuge zur modernen digitalen Zusammenarbeit werden nicht in dem Maße und mit dem Erfolg eingesetzt, wie man es sich beim Kauf erhofft hatte. Stattdessen bleiben viele Anwender in ihrem E-Mail-Posteingang und in Dateianhängen verhaftet.

Das Enterprise Social Network wird als Facebook für Unternehmen, als spielerisches soziales Netzwerk angesehen, in dem man mal Beiträge „liken“ kann. Das ist natürlich viel zu wenig. Nur dort, wo Social Collaboration-Werkzeuge in kritischen Prozessen, direkt im Geschäftsalltag produktiv eingesetzt werden, können die Ergebnisse und die Wertschöpfung erzielt werden, die man mit solchen Tools durchaus erzielen kann.

Und das kann ich sehr gut am Beispiel der eigenen Arbeit beweisen. In meinem Marketing-Bereich ist IBM Connections, unser Enterprise Social Network, die Produktionsstrasse, in der meine Kolleginnen und Kollegen arbeiten, so wie es die CEO der IBM, Ginni Rometty, postuliert hat. In zwei miteinander verschränkte Collaboration-Hubs organisieren wir unsere Arbeit. Im externen Hub arbeiten wir direkt mit unseren Agenturen in Online-Kampagnen, in der Organisation von Veranstaltungen, in der Presse und Kommunikation oder beim Erstellen von Kundenreferenz-Berichten über entsprechende Sub-Communities zusammen. Statt also wie es wie viele Marketing-Abteilungen tun die Arbeit über E-Mail zu organisieren, nutzen wir die volle Bandbreite der Funktionen von IBM Connections in der Cloud. Dateien werden gemeinsam verwaltet und versioniert, Aufgaben mit Zuständigkeit und Terminvorgabe organisiert, Projekte mit dem Aktivitäten-Modul organisiert.

Alle Agenturen werden über den Hub informiert gehalten. Diese Art des Arbeitens schafft nicht nur eine höhere Transparenz. Durch Social Collaboration werden im Vergleich zur E-Mail-basierten Zusammenarbeit Zeit und Kosten gespart, „Best Practises“ werden automatisch zur Wiederverwendung gespeichert, Doppelarbeit wird vermieden und eine höhere Qualität in der täglichen Marketingarbeit erzielt. Die Möglichkeit, mit externen Partnern, mit Lieferanten, Geschäftspartnern oder Kunden direkt unter Nutzung ausgefeilter Zugriffsberechtigungen zusammen zu arbeiten, ist eine der herausragenden Möglichkeiten von Social Collaboration mit IBM Connections.

Intern nutzen wir einen Marketing-Hub beispielsweise, um IBM-interne, vertrauliche Pläne, Dashboards, Besprechungsprotokolle und Daten im Marketing-Team und mit anderen Bereichen innerhalb der IBM zu teilen. Auf den internen Marketing-Hub haben nur IBM’er Zugriff. Auch hier greift eine leistungsfähige Rechteverwaltung, über die gesteuert werden kann, wer welche Daten und Dokumente sehen oder bearbeiten kann. Doch natürlich können beispielsweise Dateien, gleichzeitig im internen Hub, wie auch mit externen Partnern und im dortigen Hub oder den Sub-Communities geteilt werden.

Die beiden Hubs, die Communities und Aktivitäten sind im wahrsten Sinne des Wortes unsere tägliche Produktionsstrasse. Dort wird unsere gesamte Arbeit abgewickelt, dokumentiert und transparent zur Verfügung gestellt. In Wikis und Blogs wird dokumentiert, wie welche Aufgaben zu erledigen sind, so dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter deutlich leichter fällt. Im Gegensatz zum E-Mail-basierten Arbeiten werden beispielsweise Marketing-Plan, Quartalsplanungen und viele andere Dokumente zentral verwaltet und versioniert. Kein für die Marketingarbeit relevantes Dokument schlummert mehr unauffindbar im E-Mail-Posteingang oder auf einer lokalen Festplatte.

Die Vorteile dieser Art des Arbeitens sind augenfällig, nachweisbar und nachvollziehbar. Und genau so müssen Enterprise Social Networks oder Social Collaboration-Werkzeuge eingesetzt werden. Sie müssen im Arbeitsalltag und in den Geschäftsprozessen verankert sein. Diese Werkzeuge und die „soziale“ Art des Zusammenarbeitens sind gerade heute unverzichtbar, um Unternehmen, Geschäftsmodelle und -prozesse digital zu transformieren.