Zusammenarbeit: Bei 5 bis 10 Stunden Videocalls lache ich nur, Dateianhänge, Versionen, Threads und … Kultur bei #9vor9

Unser Thema der Woche bei wurde (einmal wieder) durch einen Beitrag von Michael Kroker, vor allem aber die Reaktionen auf meinem Kommentar im Retweet Michaels Beitrag initiiert. Unternehmen und – man mag es kaum schreiben – auch die öffentliche Verwaltung sollten mehr aus ihren Collaboration-Werkzeugen heraus holen und nicht nur auf Videokonferenzen setzen, so der Tenor des Beitrags. Doch die Geschichte, dass die vorhandenen Tools zur Zusammenarbeit nicht gut genug genutzt werden ist alt, uralt …

Dass die vorhandenen Werkzeuge nicht optimal genutzt werden, haben Lars und ich an vier Beispielen in unterschiedlichen Tools fest gemacht: Noch immer versenden viele Anwenderinnen und Anwender Dateianhänge per E-Mail, oft in erschreckender Größe und das obwohl es in vielen Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme gibt, wo Dateien abgelegt und dann per Link geteilt werden können. Dateianhänge sind der, sind ein Tod digitaler Zusammenarbeit, wie ich in diesem Beitrag schon einmal ausführlich beschrieben habe. Wir müssen die Kollaboration und Kommunikation vom Menschen, nicht von der Datei aus denken.

Im verlinkten Beitrag habe ich auch auf die Möglichkeiten hingewiesen, konsequent mit der Versionierung von Dokumentenmanagement-Systemen zu arbeiten, statt immer neue Dateien à la Collaboration_ist_wichtig_V2_mit_Kommentar__Lars.docx zu erstellen. Ein Horror für jemand, der sich mit dem Thema nun schon lange beschäftigt und an effizienteres, schlaueres Arbeiten im Büroalltag glaubt. Auch dieses Thema haben wir noch nicht in den Griff bekommen, noch nicht gut genug erklärt oder noch nicht einfach und benutzerfreundlich genug in den entsprechenden Systemen abgebildet.

Doch nicht nur Versionen, die E-Mail, zu viele E-Mails sind das Übel. Es wird auch trotz der tollen Funktionen vieler moderner Werkzeuge nicht besser. Nehmen wir Slack: Viele Nutzerinnen und Nutzer schreiben ihre Nachrichten einfach untereinander, statt die Diskussionen in Threads zu ordnen. Ich zitiere: „Mit Threads kannst du organisierte Diskussionen zu spezifischen Nachrichten erstellen. Darin kannst du ein Thema detaillierter besprechen … Wenn du einen Thread startest oder darauf antwortest, werden die Antworten mit der ursprünglichen Nachricht verbunden.“ Wer Threads nicht nutzt, hat rasend schnell den Überblick und Zusammenhang verloren. Ein weiterer Tod moderner Zusammenarbeit.

Natürlich kommen wir auch nicht am Thema Meetings und Videokonferenzen vorbei. Ja, Lars, es darf auch Videokonferenzen geben, die mal „sozial“ sind und ohne Agenda auskommen. Doch plädiere immer noch dafür, dass an „normalen“ Videokonferenzen und Meetings nur die teilnehmen sollten, die wirklich nötig sind, dass sie eine Agenda haben sollten, auch einen Moderator und dass die Ergebnisse dokumentiert und nachgehalten werden sollten. Und das schreibe ich als Leidgeprüfter, der locker 10 Stunden (deutlich mehr) in der Woche in Vidoecalls verbringt.

4 Beispiele, an denen es krankt, und ein weiterer Wunsch, den ich noch immer habe: Wann gibt es endlich ein Google für Unternehmensinhalte? Wann kann ich über eine Suchabfrage mein E-Mail, mein Slack, meine Dokumente (auch im Dokumentenmanagement-System), mein Intranet, mein Trello durchsuchen und Informationen finden. Die Vision einer Enterprise Search Engine ist immer noch weit, weit weg. Und ich erinnere mich noch an Volltextsuchmaschinen wie Verity oder Fulcrum und fange gar nicht an, über die Suche in Audio und Video zu fabulieren.

Doch jetzt erst einmal einige Schritte zurück: Wir haben hier viele technische, funktionale Fragen und das „mangelhafte“ Verhalten der Anwenderinnen und Anwender diskutiert. Doch viel entscheidender ist aus meiner Sicht die Kultur. Wie offen und transparent will man zusammenarbeiten? Geht es um Kontrolle – siehe den Tweet zu Microsoft365 – oder eben um gute Zusammenarbeit und Kommunikation im Interesse des Unternehmens? Wie ticken doie Führungskräfte. Ich glaube, dieser Aspekt bedarf noch eines Comebacks, lieber Lars, vielleicht mit einem kompetenteren Gast.

Natürlich gibt es wieder als Podcasr:

Episode 105 – Über Ausfälle von Cloud-Diensten – Die Digitalthemen der Woche

Am 25. Januar gab es einen Ausfall bei Microsoft, der viele Dienste betraf inkl. Teams und Sharepoint. WIr nehmen diesen neuen Vorfall als Anlass, über die Bedeutung von Cloud-Diensten für unsere Wirtschaft und Gesellschaft zu sprechen. Welche weiteren Gefahren drohen uns in Zukunft angeischts einer kritischen globalen Sicherheitslage und des größer werdenden Fachkräftemangels? Sollte man Angesichts dieser Risiken auf die Cloud setzen oder doch auf Alternativen? Oder geht es eher darum, diese Risiken anzuerkennen und möglichst deren Auswirkungen zu minimieren? Darüber sprechen wir diese Woche.
  1. Episode 105 – Über Ausfälle von Cloud-Diensten
  2. Episode 104 – Über Trends und Technik 2023
  3. Episode 103 – Über ChatGPT
  4. Episode 102 – Über Datenschutz und Digitalisierung
  5. Episode 101 – Über die Arbeitszeit und wie sie erfasst werden soll

Und hier noch paar Links. Liste wäre einfach erweiterbar:

Es geht nicht um und Tools. Es geht um ein gemeinsames Verständnis von Zusammenarbeit!
DSGVO-konforme Share-Funktion Shariff Wrapper des c't Magazins

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